Upravljanje pristiglom poštom i oznake

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:57

U današnjoj lekciji pomoći ćemo vam da razumijete kako bolje kategorizirati pristiglu poštu i organizirati poruke s oznakama i nekim unaprijed definiranim, ali podesivim karticama.

NAVIGACIJA ŠKOLE

Upoznajte Gmail
Mobilna aplikacija, sastavljanje pošte i razgovori
Upravljanje pristiglom poštom i oznake
Filteri pošte i sustav zvijezda
Privici, potpisi i sigurnost
Pozivnice i odgajatelji za odmor
Koristite Gmail kao popis zadataka
Višestruki računi, prečaci na tipkovnici i daljinski znak
Koristite Gmail račun za pristup drugim računima
Power Tips i Gmail Labs

Kada Gmail račun dobije paru i počnete primati hrpu poruka, morat ćete naučiti ukrotiti bujicu u više upravljive tokove. Filteri usluge Gmail omogućuju upravljanje dolaznim porukama e-pošte, pomažući vam da sačuvate manje važnu e-poštu i filtrirate u etiketu. Prije nego što započnete učiti o filtrima u lekciji 4, morat ćete naučiti kako izraditi i označavati oznake Gmailovih ekvivalenata mapa, a to ćemo danas govoriti.

Prvo ćemo, međutim, razgovarati o sučelju automatskih kartica Gmaila, prioritetnom poštanskom sandučiću i svim postavkama koje sadrže.

Automatski klasificirajte pristiglu poštu pomoću kartica podesivih

Gmail sada nudi kartice, automatski, za vašu pristiglu poštu. Ova značajka razbija pristiglu poštu u "Primarno", "Društvene", "Promocije", "Ažuriranja" i "Forumi". Ako sudjelujete u mnogim mrežnim uslugama, ta značajka može biti praktična.

Uglavnom, primljene poruke za određene vrste web lokacija ili određenog sadržaja, mogu se prikupljati u različitim dijelovima pristigle pošte. To može dovesti do manje pretrpane pristigle pošte.

Odaberite kartice koje su vidljive u pristigloj pošti

Te se kartice mogu podesiti i omogućiti vam da odaberete kartice koje želite imati u pristigloj pošti. Da biste promijenili kartice vidljive, kliknite ikonu plusa s desne strane kartica.

Prikazuje se dijaloški okvir "Odabir kartica za omogućavanje". Označite potvrdne okvire za kartice koje želite da su dostupne u pristigloj pošti.

NAPOMENA: ako sakrite karticu, poruke iz te kategorije umjesto toga prikazat će se na kartici "Primarni". Također, tekst na karticama ne može se mijenjati i ne možete dodati prilagođene kartice. Umjesto toga koristite prilagođene oznake (raspravlja se u sljedećem odjeljku) kako biste dodatno kategorizirali svoje poruke.

Također možete odabrati koje će se kartice prikazati u pristigloj pošti na kartici "Pristigla pošta" na zaslonu "Postavke", u odjeljku "Kategorije".

Organiziranje vaših poruka pomoću stilova i postavki pristigle pošte

Stilovi ulaznih spremnika omogućuju organiziranje pristigle pošte u Gmailu na način koji vam najviše odgovara. Možete organizirati pristiglu poštu pomoću kartica podesivih, kao što je spomenuto ranije u ovoj lekciji ili u odjeljke kao što su "Nepročitano", "Označeno zvjezdicom" i "Važno".

Promijenite vrstu pristigle pošte

Da biste se prebacili na drugi stil pristigle pošte, otvorite zaslon "Postavke" i kliknite karticu "Ulazni spremnik".

U odjeljku "Vrsta ulazne pošte" odaberite vrstu ulazne pošte koju želite koristiti s padajućeg popisa.

Svaka vrsta pristigle pošte ima vlastite postavke. Kada odaberete "Vrsta pristigle pošte", postavke za tu vrstu prikazat će se ispod odabira vrste "Pristigla pošta". Uvedite svoje izmjene na postavke i kliknite "Spremi izmjene".

Brzinu izmjene nekih postavki stila pristigle pošte možete brzo promijeniti u pristigloj pošti klikom na strelicu prema dolje koja se nalazi na desnoj strani svakog odjeljka odjeljka.

Gmail Pomoć opisuje vrste pristigle pošte. Slobodno eksperimentirajte s različitim stilovima pristigle pošte kako biste vidjeli što vam najbolje odgovara. Uvijek se možete prebaciti na zadanu postavku ako se promijenite.

Također možete brzo promijeniti stil pristigle pošte premještanjem miša preko oznake "Pristigla pošta" i klikom na strelicu prema dolje koja se prikazuje. Odaberite željeni stil pristigle pošte na padajućem izborniku "Vrsta ulazne pošte". Primijetite da premještanje miša na svaki stil daje kratak opis svake vrste.

Organizirajte i kategorizirajte svoje poruke korištenjem oznaka

Ukratko smo vas upoznali s oznakama u lekciji 1 ove serije. Oznake omogućuju organiziranje poruka e-pošte u kategorije. Oni su slični mapama međutim, za razliku od mapa, možete primijeniti više od jedne oznake u jednu poruku.

BILJEŠKA: Gmail podržava najviše 5.000 oznaka, uključujući pod-oznake. Ako prekoračite tu granicu, možda ćete spoznati da je vaš Gmail doživljaj sporiji i možda ćete doživjeti pogreške. Uklonite oznake koje više nećete upotrebljavati. Brisanje oznaka ne briše poruke.

Stvaranje nove oznake

Možete izraditi vlastite prilagođene oznake da bi se pristigla pošta organizirala i čak premjestiti poruke iz pristigle pošte u svoje oznake (djelujući kao mape). Pokazat ćemo vam kako izraditi oznaku koja je ugniježđena pod drugom oznakom, poput podmape unutar mape.

Da biste izradili novu prilagođenu oznaku koja će biti glavna mapa, kliknite "Više" na popisu oznaka na lijevoj strani glavnog zaslona Gmail.

Kada se popis širi, kliknite vezu "Napravi novu oznaku".

Unesite naziv oznake u okvir za unos "Unesi novi naziv oznake" na dijaloškom okviru "Nova oznaka".Kliknite "Izradi" da biste dovršili izradu nove oznake.

NAPOMENA: budući da je to roditeljska oznaka koja će sadržavati podnatu oznaku, nećemo zalijepiti ovu oznaku.

Da biste stvorili podmetak pod nadređenom oznakom koju ste upravo stvorili, ponovo kliknite "Izradi novu oznaku".

Na dijaloškom okviru "Nova oznaka" upišite naziv podnaslova koji želite stvoriti u okvir za unos "Molimo unesite novu oznaku". Potvrdite okvir "Nest label under", odaberite nadređenu oznaku koju ste upravo stvorili s padajućeg popisa i kliknite "Create".

Također možete stvoriti ugniježđenu oznaku unošenjem nadređene oznake, nakon čega slijedi traka (/), a zatim unosom ugniježđenog naziva oznake - sve u okvir za uređivanje "… nova oznaka". Na primjer, mogli bismo unijeti "Osobni / Prijatelji" u okvir za uređivanje, a ne označiti potvrdni okvir "Naljepnica u nastavku".

NAPOMENA: Matična etiketa već mora postojati da bi stvorila ugniježđenu oznaku pod njom. Istovremeno ne možete izraditi obje oznake. U našem primjeru moramo najprije stvoriti oznaku "Osobno" prije stvaranja ugniježđene oznake "Prijatelji".

Ugniježđena oznaka izgleda kao sljedeći primjer.

Nova roditeljska oznaka s ugrađenom oznakom također se dodaje popisu oznaka dostupnih na gumbu "Oznake", kao i popis oznaka dostupnih na gumbu "Premjesti u".

Primijite oznake u poruke

Postoje dva načina primjene oznaka na poruke. Oznake možete primijeniti na poruke dok ostavljate poruke u pristigloj pošti. Poruke možete premještati i na oznake dok ih premjestite u mape. Pokazat ćemo vam obje metode.

Primajte oznake u poruke dok ih ostavite u pristigloj pošti.

Ova metoda omogućuje jednostavnu primjenu više oznaka u jednu poruku.

Da biste primijenili oznaku u poruku dok držite poruku u pristigloj pošti, označite potvrdni okvir s lijeve strane poruke da biste je odabrali (ili otvorite poruku). Zatim kliknite gumb akcije "Oznake" i odaberite padajućeg izbornika jednu ili više oznaka.

Imajte na umu da u poruku možete primijeniti više od jedne oznake. Izbornik "Oznake" ne odlazi kada odaberete svoje oznake, tako da možete odabrati više oznaka odjednom.

Da biste odabrane oznake primijenili na poruke, kliknite "Primijeni" pri dnu izbornika.

Oznake se zatim prikažu lijevo od naslova poruke.

Ako imate dugačak popis oznaka, možete početi upisivati naziv oznake nakon što kliknete gumb "Etikete" za pronalaženje oznake na popisu.

Primijenite oznaku u poruku i premjestite ga iz pristigle pošte

Da biste primijenili oznaku u poruku i istovremeno premjestili poruku iz pristigle pošte, povucite poruku na željenu oznaku s popisa s lijeve strane. Dok pomičete miš iznad popisa, proširit će se na prikazivanje oznaka koje se trenutno mogu sakriti.

Imajte na umu da pomoću ove metode možete identificirati poruku kao neželjenu poštu, uz upotrebu gumba "Prijavi neželjenu poštu". Jednostavno povucite uvredljive poruke u oznaku "Neželjena pošta".

Premještanjem poruke u oznaku "Otpad" briše se poruka. To je isto kao odabir ili otvaranje poruke i klik gumba "Izbriši".

Otvorite oznaku

Otvaranje naljepnice je poput otvaranja mape. Navedene su sve poruke povezane s tom oznakom. Da biste otvorili oznaku, kliknite željenu oznaku na popisu oznaka na lijevoj strani glavnog zaslona Gmail. Ako željena oznaka nije vidljiva, kliknite "Više" da biste pristupili cijelom popisu.

Prikazane su sve poruke povezane s tom oznakom. Obavijest pojma za pretraživanje u okviru "Pretraživanje". Gmail automatski ispunjava okvir "Pretraživanje" s odgovarajućim filtrom za prikaz odabranih poruka. Razgovarat ćemo o filtrima kasnije u ovoj lekciji.

Imajte na umu da ako primijenite oznaku u poruku bez premještanja poruke na tu oznaku (i izvan pristigle pošte), a zatim otvorite oznaku, na poruci će se prikazati oznaka "Pristigla pošta", što znači da poruka još uvijek leži u pristigloj pošti,

Da biste se vratili u pristiglu poštu, kliknite oznaku "Pristigla pošta" na popisu s lijeve strane.

Ako želite premjestiti poruku natrag u pristiglu poštu, jednostavno otvorite mapu oznake da biste pristupili poruci i povucite poruku natrag u pristiglu poštu. Napominjemo da se poruka još uvijek odnosi na oznaku.

Ukloni oznaku iz poruke

Ako odlučite da ne želite određenu oznaku povezanu s porukom, možete je jednostavno ukloniti.

Da biste to učinili, odaberite poruku pomoću okvira s lijeve strane poruke ili otvorite poruku. Kliknite gumb "Označavanje" akcije, de-odaberite oznaku na padajućem izborniku koji želite ukloniti iz poruke, a zatim kliknite "Primijeni".

NAPOMENA: Možete istodobno ukloniti više oznaka iz poruke. Jednostavno odaberite sve oznake koje želite ukloniti na padajućem izborniku "Oznake" prije nego što kliknete "Primijeni".

Promijenite boju oznake

Možete dodijeliti boje svojim oznakama tako da ih možete lako uočiti u pristigloj pošti. Prema zadanim postavkama sve oznake su obojene svijetlosivom pozadinom i tamno sivim tekstom. Oznaka "Osobna / Prijatelji" na donjoj slici koristi zadanu boju. Druge oznake, "HTG School" i "Admin", primjenjuju se na druge boje.

Da biste promijenili boju na oznaci, pomaknite miš iznad željene oznake.Kliknite strelicu dolje s desne strane oznake da biste pristupili padajućem izborniku.

Pomaknite miš iznad opcije "Boja naljepnica" i odaberite kombinaciju teksta i boje tako da kliknete na nju.

Također možete upotrijebiti opciju "Ukloni boju" da biste uklonili boju s oznake i vratili se na zadanu postavku.

Ako ne želite bilo koju od prikazanih kombinacija, možete odabrati prilagođenu kombinaciju klikom na "Dodaj prilagođenu boju". Odaberite "Boja pozadine" i "Boja teksta" na dijaloškom okviru "Dodaj prilagođenu boju" koji se prikazuje.

Pregledajte odabranu kombinaciju na kojoj piše "Pregled boja naljepnica".

Postavljanje jednim klikom pristup standardnim i prilagođenim Gmail oznakama

Jednostavno možete stvoriti pristup oznakama jednim klikom.

Da biste to učinili, otvorite oznaku kako smo ranije diskutirali u ovoj lekciji, a zatim povucite favicon stranice s adresne trake na alatnu traku oznaka. Sada možete kliknuti ovu oznaku da biste pristupili svim svojim porukama povezanim s tom oznakom.

Sakrivanje i prikaz oznaka na Gmailu

Ako imate dug popis oznaka na usluzi Gmail, možda biste vidjeli određene oznake koje češće upotrebljavate dok sakrijete ostatak.

Sakrij oznaku

Da biste sakrili oznaku na Gmailu, kliknite oznaku koju želite sakriti na popisu oznaka pod gumbom "Sastaviti" i povucite je na vezu "Više" ispod popisa vidljivih oznaka.

NAPOMENA: veza "Više" postaje veza "Manje" dok pomičete oznaku na nju.

Oznaka se premješta pa je navedena u nastavku "Kategorije", koja se prikazuje kada kliknete "Više" da biste proširili popis oznaka. Ako je veza "Manje" dostupna, a ne veza "Više", "Kategorije" možete pregledati jednostavnim pomicanjem miša preko popisa oznaka.

Napravite skrivenu oznaku vidljivom

Da biste sakrivenu oznaku vidjeli, kliknite "Više" (ako je potrebno) da biste prikazali odjeljak "Kategorije". Kliknite i povucite željenu oznaku iz odjeljka "Kategorije" u oznaku "Pristigla pošta".

Oznaka se premješta natrag na glavni popis naljepnica, abecednim redom.

Sakrij prethodne postavke Gmailovih oznaka sustava kao što su zvijezda, slanje pošte, skice, neželjena pošta ili otpad

Predefinirane oznake za Gmail također mogu biti skrivene. Da biste sakrili bilo koju od tih oznaka, kliknite "Više" ispod popisa oznaka.

Kliknite "Upravljanje oznakama" u odjeljku "Kategorije".

U odjeljku "Oznake sustava" pronađite oznaku sustava koju želite sakriti i kliknite vezu sakriti u stupcu "Prikaži u popisu oznaka".

NAPOMENA: Oznaka nije potpuno skrivena, već je premještena u vezu "Više".

Pristupanje oznakama postavki na zaslonu postavki

Na zaslonu postavki "Oznake" također se može pristupiti pomoću gumba "Postavke". Bit ćemo upućivanje na različite dijelove zaslona Postavke tijekom ove serije. Postupak pristupa "Postavkama" uvijek će biti isti.

Da biste pristupili alatu za filtriranje na zaslonu "Postavke", kliknite gumb "Postavke" (zupčanik) u gornjem desnom kutu glavnog prozora Gmail.

Zatim odaberite padajući izbornik "Postavke".

Jednom na zaslonu "Postavke" možete pristupiti postavkama za "Oznake", "Filtri", "Inbox", "Teme" i ostali dijelovi i značajke usluge Gmail.

Sakrij oznake bez pisane poruke e-pošte automatski u Gmailu

S mogućnošću skrivanja oznaka i automatski usmjeravanja poruka u te oznake pomoću filtara (vidi sljedeći odjeljak), možda se pitate kako brzo možete reći ima li nepročitanih poruka u skrivenim oznakama. Možete jednostavno odabrati prikazati skrivene oznake kada u njima postoje nepročitane poruke. Na taj način, ne propustite nikakve važne poruke.

Da biste postavili Gmail tako da skriva oznake osim ako ne sadrže nepročitane poruke, pristupite zaslonu postavki "Oznake" pomoću jednog od prethodno navedenih načina.

Za svaki sustav i prilagođenu oznaku koju želite sakriti ako ne sadrži nepročitanu poštu, kliknite vezu "Prikaži ako je nepročitano".

Napominjemo da na popisu oznaka "Sustav" možete sakriti samo oznake "Nacrta" i "Neželjena pošta" ako ne sadrže nepročitane poruke. Ova se značajka ne odnosi na "Kategorije" i "Krugovi".

Ovu postavku možete brzo primijeniti na sve svoje prilagođene oznake klikom na strelicu prema dolje pored stavke "Prikaži na popisu oznaka" pri vrhu odjeljka "Oznake" i s padajućeg izbornika odaberite "Prikaži sve ako je nepročitano".

Slijedi …

To nas dovodi do kraja lekcije 3. Trebao bi imati prilično čvrsto razumijevanje kako organizirati pristiglu poštu u organizaciji pomoću različitih kartica, stilova i postavki. Najbolje od svega, dobro ste na putu da savladate svoju e-poštu pomoću oznaka!

U sljedećoj lekciji proširit ćemo raspravu o oznakama kako bismo uključili filtre, na primjer, kako upotrebljavati filtre za automatsko primjenjivanje oznaka te kako preuzeti postojeće filtre i izvesti ih na drugi Gmail račun.

Zatim, da bismo zatvorili stvari, uvodimo zvjezdani sustav koji vam pomaže pratiti važne poruke e-pošte.