Kako brzo umetnuti blokove teksta u Microsoft Word with AutoText

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:57

Svi imamo nekoliko velikih dijelova teksta koji moramo redovito upisivati - poput vaše adrese, dugih imena ili fraza, ili čak i tablica i slika koje često koristite. Značajka automatskog teksta u programu Word omogućuje pohranu tih dijelova teksta i brzo ih umetanje s nekoliko pritisaka na tipke, tako da možete potrošiti manje vremena tipkanja.

Značajka automatskog teksta već dugo je bila dio sustava Office, ali je sada dio Quick dijelova, koji je dodan u Office 2007. Uz značajke unosa teksta, značajka brzih dijelova omogućuje umetanje svojstava dokumenta (kao što su naslov i autor ) i polja (kao što su datumi i brojevi stranica). Brzi dijelovi i unosi teksta također su poznati kao "Building Blocks" i Word dolazi s mnogim unaprijed definiranim građevnim blokovima. Također možete dodati što više prilagođenih zgrada kao što želite.

NAPOMENA: prethodno smo pisali o tome kako referencirati tekst iz drugih dokumenata u programu Word, tako da možete umetnuti sadržaj koji se ponovno upotrebljava u druge dokumente koji će se automatski ažurirati. Trik koji se raspravlja u tom članku sličan je korištenju unosa teksta. Međutim, nakon što se sadržaj unese pomoću unosa za automatski tekst, taj se sadržaj neće automatski ažurirati kada promijenite unos teksta.

Postoji i drugi softver, kao što je besplatni PhraseExpress za Windows, koji obavlja sličan zadatak u cijelom sustavu. To je sjajno jer funkcionira u svakoj aplikaciji, a ne samo u Wordu, ali AutoText ima nekoliko prednosti vlastite - naime, ima više mogućnosti oblikovanja (osobito Worda) nego PhraseExpress, a dostupan je gdje god je riječ. Dakle, ako vam primjerice nije dopušteno instalirati programe treće strane na radno računalo, još uvijek možete koristiti AutoText.

U predlošcima možete pohraniti samo unose u AutoText, a ne u samim dokumentima. Prema zadanim postavkama novi unosi za automatsko tekstiranje pohranjeni su u predlošku Normal.dotm. To ograničava dostupnost unosa teksta samo na vaš stroj, osim ako dijelite svoj predložak Normal.dotm s drugim strojevima. Možete dodati unose za unos teksta u prilagođene predloške, ali s tim ima ograničenja koja ćemo raspravljati kasnije u ovom članku.

Kako stvoriti novi unos teksta

Za početak izradite novi Word dokument i unesite sadržaj (tekst, slike, tablice itd.) Koji želite dodati kao unos teksta. Zatim označite sadržaj i kliknite karticu "Umetni".

Ako želite da vaš tekst unosa teksta bude pohranjen sa oblikovanjem odlomka za sve stavke u unosu, uključujući posljednji odlomak, provjerite je li oznaka odlomka na kraju posljednjeg stavka uključena u vaš odabir. Oznaka odlomka pohranjuje oblikovanje stavke. Kada ne odaberete oznaku odlomka na kraju odlomka, taj stav stavlja stil stavke okolnog teksta kada je umetnete. Ako ne vidite oznaku odlomka na kraju svakog odlomka, možete ih prikazati u opcijama. Oblikovanje znakova koje ste primijenili na svoj automatski tekst automatski se pohranjuje u unos teksta.

U odjeljku "Tekst" kliknite gumb "Istražite brze dijelove" i pomičite miš iznad "AutoText" na padajućem izborniku. Zatim odaberite "Spremi odabir u AutoText Galeriju" iz podizbornika.

NAPOMENA: Možete primijetiti opciju "Spremi odabir u Quick Part Gallery" koja je dostupna izravno na izborniku "Brzi dijelovi". Ova opcija dodaje odabrani tekst kao unos "Brzi dijelovi", a ne unos "automatskog teksta". Unosi "Quick Parts" i "AutoText" su oba građevni blokovi. Na taj način možete dodati unos, ali ćemo raspravljati o tome kako je dodati kao unos teksta.

Prikazuje se dijaloški okvir "Create New Building Block". Unesite naziv za unos teksta u okvir za unos "Naziv".

Preporučujemo da imena vašeg unosa teksta dovoljno različita tako da samo unosite nekoliko znakova tog imena kako biste umetnuli svaki unos u dokument. Ako više unosa za AutoText imaju imena koja su vrlo slična, morat ćete upisati dovoljno imena tako da Word zna koji unos želite umetnuti.

Također možete promijeniti kategoriju za ovaj unos. Padajući popis "Kategorija" nudi opciju "Stvori novu kategoriju" koja vam omogućuje da dodate ovaj unos teksta u prilagođenu kategoriju. Također možete promijeniti "Galerija" u kojoj je unos stvoren.

S padajućeg popisa "Opcije" možete odrediti način unosa u dokument. Ako umetnite mali dio teksta, kao što je naziv tvrtke, odaberite "Umetni sadržaj" koji umetava sadržaj unosa koji se unosi u pokazivaču. Sadržaj možete umetnuti i kao vlastiti odlomak ili na vlastitu stranicu (savršen za stvaranje standardnih naslovnica).

Prihvatite zadanu postavku za padajući popis "Spremi u". To će spasiti unos teksta u Normalni predložak.

Nakon što postavite svoj novi unos teksta, kliknite "U redu".

Kada zatvorite zadnji dokument programa Word koji ste otvorili, pojavit će se sljedeći dijaloški okvir koji će vas pitati želite li spremiti promjene napravljene na predložak Normal.dotm ako ste uključili opciju da se od vas zatraži spremanje Normalnog predloška. Da biste spremili unos teksta u predložak "Normal.dotm", kliknite "Spremi".

Kako umetnuti unos teksta u dokument

Sada kada smo stvorili novi unos teksta, umetnite ga u dokument. Stvorite novi Word dokument ili otvorite postojeći. Ponovno kliknite karticu "Umetni" i pomičite miš iznad "AutoText" na padajućem izborniku. Primijetit ćete da je unos za AutoText koji ste dodali izravno dostupan u podizborniku "Automatski tekst". Odaberite ga da biste umetnuli sadržaj u taj unos.

Također možete unijeti unos teksta jednostavnim upisivanjem naziva unosa teksta. Malo skočni prozor prikazuje se s imenom odgovarajućeg unosa teksta i uputama da vam se prikaže "Enter" za umetanje. Pritisnite "Enter" da biste unijeli cijeli unos teksta u svoj dokument. Također možete pritisnuti tipku "F3".

Umetnuti su sadržaj unosa teksta, zajedno s izvornim prekidima i formatiranjem.

Da biste brže i lakše umetnuli unose za unos teksta, možete dodati gumb "AutoText" na alatnu traku za brzi pristup.

Kako se uključiti "Prikaži prijedloge samodovršavanja"

Ako ne vidite prijedlog Samopotvrđivanja kada unesete naziv unosa teksta, možda ćete morati uključiti opciju "Pokaži prijedloge samodovršavanja".

Da biste uključili opciju "Prikaži kompletne prijedloge", otvorite postojeći dokument programa Word ili stvorite novu datoteku i kliknite karticu "Datoteka".

Na zaslonu backstage kliknite opciju "Options" na popisu opcija s lijeve strane.

Kliknite "Napredno" na popisu stavki na lijevoj strani dijaloškog okvira "Mogućnosti riječi".

U odjeljku "Opcije uređivanja" kliknite potvrdni okvir "Prikaži prijedloge samodovršavanja", tako da u okviru postoji kvačica.

Sada ćete moći pritisnuti "Enter" nakon što upišete dio naziva unosa teksta da biste ga umetnuli.

Kako urediti sadržaj postojećeg unosa teksta

Recimo da ste se preselili u novi dom i trebate promijeniti adresu u svojem unosu teksta. To je lako učiniti. Jednostavno upišite unos kakav želite u novom Word dokumentu, odaberite ga, a zatim pristupite podizborniku "AutoText" kako smo ranije diskutirali. Odaberite opciju "Spremi odabir u AutoText galeriju" u podizborniku ispod bilo kojeg postojećeg unosa teksta.

Unesite isto ime kao i postojeći unos teksta u okvir za unos "Naziv" i kliknite "U redu".

Prikazuje se dijaloški okvir za potvrdu. Kliknite "Da" da biste zamijenili prethodni unos teksta s novim.

Sada možete umetnuti ažurirani unos teksta u bilo koji novi ili postojeći dokument programa Word kao i prije.

NAPOMENA: Imajte na umu da promjena unosa teksta ne mijenja sadržaj tog unosa u postojeće dokumente u kojima ste već umetnuli unos. Revidirani sadržaj unosa teksta koristi se samo kada unosite unos bilo kada nakon promjene.

Kako urediti svojstva postojećeg unosa teksta

Uz uređivanje sadržaja unosa teksta, možete promijeniti i svojstva unosa, kao što je predložak u kojem je pohranjen, kategorija i tako dalje.

Da biste to učinili, izradite novi Word dokument ili otvorite postojeći dokument. Kliknite karticu "Umetni", a zatim kliknite gumb "Istražite brze dijelove" u odjeljku "Tekst". Na padajućem izborniku odaberite "Building Blocks Organizer".

Prikazuje se dijaloški okvir "Building Blocks Organizer". Prikazat će se popis svih "Građevnih blokova" koji prikazuju "Naziv" svake od njih, a koji se nalaze u "Galeriji", "Kategorija" i "Predložak". Navedeni su abecednim redom prema "Galeriji". Naš novi unos "Adresa" naveden je na vrhu jer se nalazi u galeriji "Automatski tekst". Kliknite na unos za odabir. Prikaz unosa se prikazuje na desnoj strani dijaloškog okvira.

Nakon odabira unosa "Adresa" kliknite "Uredi svojstva" ispod popisa "Građevni blokovi".

Isti dijaloški okvir prikazuje kao kada ste stvorili unos teksta; međutim, sada se zove "Izmijeni građevinski blok". Promijenit ćemo "Opciju" na "Umetanje sadržaja u svoj stavak, tako da je adresa uvijek postavljena počevši od zasebne crte, čak i ako je pokazivač na kraju drugog reda. Nakon što napravite izmjenu, kliknite "U redu".

Ponovno se pojavljuje dijaloški okvir za potvrdu, potvrđujući da želite zamijeniti unos teksta s izmijenjenom. Kliknite "Da".

Kako izbrisati unos teksta

Ako otkrijete da više ne trebate unos teksta, možete ga izbrisati iz zbirke građevinskih blokova. Da biste izbrisali unos teksta, otvorite dijaloški okvir "Building Blocks Organizer", kao što je opisano u zadnjem odjeljku. Odaberite unos teksta koji želite izbrisati i kliknite "Izbriši" ispod popisa "Građevni blokovi".

Pojavljuje se dijaloški okvir potvrde da li ste sigurni da želite izbrisati odabrani blok građevine, u ovom slučaju unos teksta. Kliknite "Da" da biste izbrisali unos. Vratit ćete se u dijaloški okvir "Building Blocks Organizer".Kliknite "Zatvori" da biste je zatvorili i vratili u svoj dokument.

Čini se da se AutoText pojavljuje kada se koristi prilagođeni predložak. Testirali smo dodavanje unosa za AutoText na prilagođeni predložak, ali kada smo stvorili novi dokument na temelju tog predloška, unos teksta nije bio dostupan. Međutim, kada smo izradili novi dokument na temelju uobičajenog predloška, a prilagodbeni predložak priložili tom dokumentu, dostupan je unos teksta. Dakle, ako želite spremiti unose za unos teksta u svoj vlastiti prilagođeni predložak, svakako priložite predložak u svoje dokumente nakon što ih izradite, inače unosi vašeg unosa teksta neće biti dostupni. Ako otkrijete drugačije, javite nam u komentarima.

Starije verzije programa Word (2003 i prethodno) omogućuju vam da kopirate unose iz automatskog teksta iz jednog predloška u drugi. Međutim, od Word 2007, ta je funkcionalnost uklonjena.