Kako stvoriti i upravljati kontaktima u programu Outlook 2013

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:57

Outlook ne koristi mnogo ako nemate kontakte. Naravno, adrese e-pošte možete unijeti dok idete, ali to je dugotrajno i sklona pogreškama. Bolje je da vaši kontakti već budu u programu Outlook, tako da možete brzo ukloniti brzu poruku u samo nekoliko klikova.

U nedavnom članku razgovarali smo o tome kako započeti upotrebljavati Outlook, a danas ga želimo proširiti kako bismo uključili rad s kontaktima. Vaši kontakti bit će središte vašeg iskustva s programom Outlook, onima s kojima vam odgovara i način na koji upotrebljavate aplikaciju.

Kao što očekujete, možete učiniti puno za upravljanje kontaktima s programom Outlook i imat ćete adresar postavljen prije nego što počnete upotrebljavati to ima puno smisla.

Izrada adresara

Da biste započeli s upravljanjem kontaktima, prvo što želite učiniti je da otvorite način People kako biste mogli spustiti posao. Postoji nekoliko načina za dodavanje kontakata u adresar. U početku vjerojatno ćete uvesti svoj adresar iz nekog drugog izvora, primjerice vašeg web-pošte ili drugog programa e-pošte.

Napominjemo, za svaki račun e-pošte imate imenik. U ovoj konkretnoj situaciji imamo lokalnu adresaru za našu lokalnu podatkovnu datoteku programa Outlook i imamo još jednu povezanu s našim računom e-pošte.

U svakom slučaju, pokrijmo osnovne teme, tako da ako nemate adresara za uvoz, možete početi ručno dodavati kontakte. Na sljedećem snimku zaslona vidimo dio našeg novog adresara, koji je za sada potpuno prazan.

Za početak samo kliknite gumb "Novi kontakt" i otvorit će vam se novi kontaktni prozor. Prva stvar koja bi mogla skočiti na vas je samo koliko je zauzet pojavljuje se, ali ne bojte se, ako pogledate prošlosti mnogih značajki na Vrpci, vidjet ćete da je to prilično standardna, "run-of-the-mill" kontakata.

Zatim izrezati na potjeru i uspostaviti kontakt za How-To Geek ispunjavanjem odgovarajućih vrijednosti. Također možete dodati sliku koja je nepotrebna, ali još uvijek lijep dodir blažem, dosadnom adresaru.

Kada završite s unosom kontakta ili kontakata, želite kliknuti "Spremi &Zatvori" ili kliknuti "Spremi &novo" da biste generirali drugi kontakt. Učinimo to. Imamo izbor između stvaranja potpuno novog kontakta ili novog kontakta za istu tvrtku.

U tom slučaju odabrat ćemo potonje da biste uštedjeli vrijeme na tipkovnici, nakon čega ćemo kliknuti "Spremi &zatvori" da bismo otkrili nove unose u adresaru.

Nije loše, već imamo dva kontakta koji možemo poslati e-poštom, ali, čovječe, ovo je dugotrajno. Bilo bi puno lakše ako bismo mogli premjestiti podatke za kontakt iz drugog izvora u Outlook.

Ako koristite uslugu web-pošte ili neku drugu, vjerojatno su vaši kontakti i morat ćete ih uvesti u Outlook. Ako svaki pojedini kontakt želite dodati jedan po jedan, onda ste zasigurno dobrodošli to učiniti, no preporučujemo vam uvoz glavnog popisa kontakata, bilo da je riječ o Thunderbirdu ili Gmailu ili drugoj usluzi e-pošte.

Uvoz i izvoz kontaktnih zapisa

Bez obzira koristite li Gmail ili Yahoo Mail !, ili imate račun e-pošte od 1997 koji ste pažljivo čuvali i održavali, kontakte i sve, neizbježno ćete možda morati stavljati kontakte u svoje kontakte programa Outlook masovno.

Da biste to učinili, možete izvesti kontakte iz drugog izvora i zatim ih uvesti u Outlook. Obično se to jednostavno postiže jednostavno pristupanjem postavkama ili opcijama s vašeg računa e-pošte ili klijenta, a zatim odabirom opcije izvoznih kontakata.

Normalno, sve što trebate učiniti je onda ih uvesti u Outlook. Ovo je prilično jednostavan postupak, i to će biti sličan u većini e-mail aplikacija. Preporučujemo da pročitate članak koji objašnjava kako izvoziti i uvoziti kontakte u Outlook i obrnuto.

vCard? Što je vCard?

Možda ste čuli vCards (Virtual Card File ili.VCF), možda ste ga čak i primili ili je koristili. vCardovi su standardni format elektroničke poslovne kartice koju možete razmjenjivati s drugima, na primjer putem potpisa e-pošte ili privitka.

Bez obzira na to, postoji nekoliko načina na koje možete upravljati vCardom u programu Outlook. Najvjerojatniji scenarij je mjesto gdje ćete morati uvesti kontakt ili izvoziti na vCard. How-To Geek ima potpuni opis ovog procesa, koji će vam brzo dovesti do brzine.

Ponekad možete imati mnogo vCarda pohranjenih u jednoj datoteci vCard. Ako ipak pokušate pretvoriti ovu datoteku, uvest će se samo prvi vCard u datoteci. Da biste prevladali ovo ograničenje, prvo morate pretvoriti u.CSV datoteku, a zatim ga uvesti u Outlook. Preporučujemo da pročitate ovaj članak za potpuni opis tog postupka.

Konačno, možete izvesti sve kontakte na pojedinačne vCard kartice ili jedan glavni vCard, kao što je opisano u prethodnom odlomku. Još jednom imamo veliku udžbenik o tome kako to raditi, tako da s tim trebate biti ubrzani kako biste dobili vCards sa i bez Outlooka s relativnom lakoćom.

Stvaranje i upravljanje kontakt grupama

Razgovarajmo o grupama sada jer budemo u mogućnosti brzo skratiti poruku određenoj skupini duša da ne zaboravite uključiti bilo koga i spasiti vas od unosa svakog imena u polje Prima:.

Da biste postavili kontakt grupu, kliknite na "Nova kontaktna skupina" na vrpci.

Kada otvorite, prvo morate odlučiti što želite nazvati vašu grupu (ovdje imamo naziv "CES 2015"), a zatim kliknite "Add Members" i odaberite "From Outlook Contacts". Također možete stvoriti novi kontakt na letjeti ili odabrati drugi adresar, primjerice ako biste željeli uključiti ljude iz imenika vaše tvrtke.

S popisa ćemo odabrati naše članove grupe. Imajte na umu da možete odabrati članove tako da zadržite "CTRL" i kliknete lijevu tipku svakog člana. Bez obzira na to kada želite dodati nove članove, odabirete ime ili imena i kliknite gumb "Članovi ->", koji će ih dodati u grupu.

Kada završite, kliknite "U redu".

Vratit će se na zaslon za upravljanje skupinama, gdje možete pregledati članove nove grupe i izvršiti druge izmjene. Na primjer, grupu možete proslijediti kao kontakt Vcard ili Outlook, dodati bilješke o grupi, poslati e-poštom cijelu grupu ili stvoriti sastanak samo s članovima grupe.

U našem slučaju, samo ćemo kliknuti "Spremi &Zatvori" kako bi službeno stvorili grupu i vratili se u glavni prozor programa Outlook. Sada vidimo našu novu grupu na našem popisu kontakata označenih ikonom grupe. S desne strane možete vidjeti člana grupe i postoje ikone za koje će se izvršiti radnje. U ovom primjeru dostupna je samo ikona e-pošte, kao i gumb "Uredi".

Napominjemo da je najbrži način e-pošte grupe jednostavno upisati njegov naziv u polje Prima, tako da u ovom slučaju možemo upisati "CES 2015" i Outlook bi znao poslati poruku svima u toj grupi,

Opcije ljudi

Ako kliknete na "File -> Options", Outlook možete konfigurirati na više načina u nekoliko različitih kategorija.

Ovdje su opcije vašeg naroda. Za razliku od ostalih kategorija u opcijama programa Outlook, opcije Osobe su male i vrlo je lako riješiti.

Opcije koje ćete naći ovdje omogućuju vam da odlučite kako se podnose nazivi, bilo da se prikaže dodatni indeks te da se prikazuju statusi i fotografije na mreži.

Upravljanje kontaktima programa Outlook prilično je jednostavan, ali kao što ste vidjeli, možete im učiniti mnogo više da ih održite ispravno. Zajmljuje mnogo više za zaokruživanje vašeg doživljaja programa Outlook ako imate više informacija u kontaktima nego samo ime i adresu e-pošte.

Ako ste još uvijek djelomični za korištenje nešto poput usluge Gmail kao primarnog pružatelja usluga e-pošte, još uvijek možete upotrebljavati Outlook kako biste lakše upravljali kontaktima, a istovremeno ih zadržavali sinkronizirali s Gmail računom.