Zen i organizacija udžbenika i mapa

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:57

Je li vaša radna površina usporedba urednosti ili je prepuno toliko mnogo ikona koje ste prestrašili gledati? Ako ste odgodili organizaciju jer je zadatak prevelik ili zastrašujući, ili ne znate kamo započeti, imamo 40 savjeta kako bismo vas na putu do zen majstorstva vašeg digitalnog filing sustava.

Za sve one čitatelje koji bi željeli organizirati svoje datoteke i mape, ili, ako su već organizirani, bolje organizirali smo kompletan vodič za organiziranje i organizaciju boravka, sveobuhvatan članak koji će nadamo se pokriti svaki mogući savjet koji biste mogli poželjeti.

Znakovi da je vaše računalo loše organizirano

Ako je vaše računalo nered, vjerojatno ste već svjesni toga. Ali samo u slučaju da niste, ovdje su neki znakovi prijetnje:

• Na vašoj radnoj površini nalazi se više od 40 ikona
• "Moji dokumenti" sadrži više od 300 datoteka i 60 mapa, uključujući MP3 i digitalne fotografije
• Koristite ugrađeni objekt za pretraživanje sustava Windows kad god je potrebno pronaći datoteku
• Ne možete pronaći programe u programu izvan kontrole u izborniku Start
• Spremate sve dokumente programa Word u jednu mapu, sve svoje proračunske tablice u drugoj mapi itd
• Bilo koja datoteka koju tražite može biti u bilo kojem od četiri različita skupa mapa

Ali prije nego što počnemo, evo nekoliko brzih napomena:

• Pretpostavljamo da znate koje su datoteke i mape i kako ih stvoriti, spremiti, preimenovati, kopirati i izbrisati
• Načela organizacije opisana u ovom članku odnose se jednako na svi računalni sustavi. Međutim, zasloni ovdje će odražavati kako izgledaju stvari u sustavu Windows (obično Windows 7). Također ćemo spomenuti i neke korisne značajke sustava Windows koje vam mogu pomoći da se organizirate.
• Svatko ima svoju omiljenu metodologiju organiziranja i podnošenja, a previše je lako doći do argumenata "Moj način je bolji od vašeg". Stvarnost je ta tamo je bez savršenog načina organiziranja stvari. Kada sam napisao ovaj članak, pokušao sam zadržati opću i objektivnu viziju. Smatram se neobično dobro organiziranim (do opsjednutosti, istinitosti), a imao sam 25 godina iskustva u prikupljanju i organiziranju datoteka na računalima. Zato imam puno toga za reći o toj temi. Ali savjeti koje sam ovdje opisao samo su jedan način učiniti to. Nadamo se da će neki od ovih savjeta funkcionirati i za vas, ali nemojte ovo čitati kao bilo kakav "pravi" način za to.

Na kraju članka tražit ćemo vas, čitatelja, za svoje savjete organizacije.

Zašto uopće organizirati organiziranje?

Za neke, odgovor na to pitanje je očigledan. Ipak, u ovom razdoblju snažnog softvera za pretraživanje stolnih računala (mogućnosti pretraživanja ugrađene u Windows Vista i Windows 7 izbornike Start i programe treće strane poput Google Desktop Search), pitanje se treba postaviti i odgovoriti.

Imam prijatelja koji stavlja svaku datoteku koju ikada stvara, prima ili preuzme u svoje Moji dokumenti mape i ne smeta ih podnošenja u podmape uopće. Oslanja se na funkcionalnost pretraživanja ugrađenu u svoj Windows operativni sustav kako bi mu pomogli pronaći ono što traži. I uvijek je nađe. On je Traži Samurai. Za njega je podnošenje otpad dragocjenog vremena koje bi moglo biti provedeno uživanje u životu!

To je primamljivo slijediti odijelo. Na licu toga, zašto bi se netko trudio uzeti vremena za organiziranje tvrdog diska kada je takav izvrstan softver za pretraživanje dostupan? Pa, ako sve što želite učiniti s datotekama koje posjedujete je pronaći i otvoriti ih pojedinačno (za slušanje, uređivanje, itd.), Onda nema razloga da se ikad gnjavite radiš jedan komad organizacije. Ali uzmite u obzir ove uobičajene zadatke koji se ne mogu postići s softverom za pretraživanje računala:

• Pronađite datoteke ručno, Često nije prikladan, brz ili čak moguće koristiti softver za pretraživanje računala da biste pronašli ono što želite. Ne radi 100% vremena, ili ga možda niste instalirali. Ponekad je jednostavno brže ići ravno do datoteke koju želite, ako znate da se nalazi u određenoj podmapi, a ne da prolazi kroz stotine rezultata pretraživanja.
• Pronađite grupe sličnih datoteka (npr. sve vaše "radne" datoteke, sve fotografije vašeg godišnjeg odmora u Europi u 2008., svi glazbeni videozapisi, svi MP3-ovi iz Tamna strana mjeseca, sva vaša pisma koja ste pisao svojoj supruzi, sva vaša porezna prijava). Pametno imenovanje datoteka samo će vas dosegnuti do sada. Ponekad je datum kada je datoteka stvorena, što je važno, drugi put to je format datoteke, a drugi put to je svrha datoteke. Kako nazivati zbirku datoteka tako da ih se jednostavno može izolirati na temelju toga bilo koji od gore navedenih kriterija? Kratak odgovor, ne možete.
• Premjestite datoteke na novo računalo, Vrijeme je za nadogradnju računala. Kako brzo uhvatiti sve datoteke koje su vam važne? Ili odlučiš imati dva računala sada - jedan za dom i jedan za posao. Kako brzo izolirati samo datoteke vezane uz rad kako biste ih premjestili na radno računalo?
• Sinkronizirajte datoteke s drugim računalima, Ako imate više od jednog računala i trebate zrcaliti neke svoje datoteke na drugo računalo (npr. Glazbena zbirka), trebat će vam način da brzo odredite koje će se datoteke sinkronizirati, a koje nisu. Sigurno ne želite sinkronizirati sve?
• Odaberite koje datoteke želite sigurnosno kopirati, Ako vaš pričuvni režim zahtijeva više sigurnosnih kopija ili zahtijeva brzu sigurnosnu kopiju, morat ćete moći odrediti koje datoteke treba sigurnosno kopirati, a koje nisu. To nije moguće ako su svi u istoj mapi.

Konačno, ako ste jednostavno netko tko uživa u organizaciji, urednosti i naredbi (mene! Me!), Onda vam ni treba razlog. Neorganizirano je jednostavno nezamislivo.

Savjeti o dobivanju organiziranog

Ovdje predstavljamo naše 40 najboljih savjeta o organizaciji. Ili, ako ste već organizirani, da biste dobili bolje organizirani.

Savjet # 1. Pažljivo odaberite svoj organizacijski sustav

Razlog zbog kojeg većina ljudi nije organizirana je da to traje vrijeme, I prvi stvar koja traži vremena je odlučivanje o sustavu organizacije. Ovo je uvijek stvar osobne sklonosti, i jest ne nešto što vam geek na web stranici mogu reći. Uvijek biste trebali odabrati svoj vlastiti sustav, utemeljen na tome kako je vaš vlastiti mozak organiziran (što pretpostavlja da je vaš mozak u stvari organiziran).

Ne možemo vas poučiti, ali mi limenka davati prijedloge:

• Možda biste trebali početi sa sustavom koji se temelji na korisnicima računala. tj. "Moje datoteke", "Moje supruge datoteke", "Moje sinove" itd. Unutar "Moje datoteke", možda ćete ga slomiti u "Osobno" i "Posao". Tada možete shvatiti da postoje preklapanja. Na primjer, svatko može htjeti podijeliti pristup glazbenoj biblioteci ili fotografije iz školske igre. Stoga možete stvoriti drugu mapu pod nazivom "Obitelj", za "zajedničke" datoteke.

• Možete odlučiti da se najčešća razlučivost vaših datoteka temelji na "izvoru" svake datoteke. Drugim riječima, tko je stvorio datoteke. Možete imati "datoteke koje je izradio ME (poslovni ili osobni)", "datoteke koje su stvorile osobe koje poznajem (obitelj, prijatelji itd.)" I napokon "datoteke stvorene od strane ostatka svijeta (MP3 glazbene datoteke, preuzete ili ripped filmove ili TV emisije, datoteke za instalaciju softvera, prekrasne slike pozadine za stolna računala koje ste sakupljali itd.). "Ovaj sustav se dogodi kao onaj kojeg ja upotrebljavam. Pogledaj ispod:

  

  oznaka je za datoteke koje sam stvorio VC je za datoteke stvorene od moje tvrtke (Virtual Creations) Drugi je za datoteke koje su stvorili moji prijatelji i obitelj Podaci je ostatak svijeta Također, postavke gdje spremam konfiguracijske datoteke i ostale programske podatkovne datoteke za moj instalirani softver (više o tome u vrhu # 34, ispod).

• Svaka mapa predstavit će svoj vlastiti skup zahtjeva podorganizacija. Na primjer, možete odlučiti organizirati svoju glazbenu kolekciju u podmape na temelju imena autora, a vašu digitalne fotografije mogu se organizirati na temelju datuma kada su poduzete. Može se razlikovati za svaku podmapa!
• Druga će se strategija temeljiti na "aktualnosti". Datoteke koje tek trebate otvoriti i gledati uživo u jednoj mapi. One koje su pregledane ali još nisu podnesene žive na drugom mjestu. Trenutni, aktivni projekti žive na još jednom mjestu. Sve ostale datoteke (vaša "arhiva", ako vam se sviđaju) žive u četvrtoj mapi. (Naravno, u toj zadnjoj mapi trebali biste stvoriti još jedan podsustav na temelju jedne od prethodnih točaka).

Stavite neku misao na ovo - mijenjanje kad se dokazuje nepotpuno može biti velika gnjavaža! Prije nego što odete na poteškoće u provođenju bilo kojeg sustava koji ste pronašli, pregledajte široki presjek datoteka koje posjedujete i vidite hoće li svi moći naći lijepo logično mjesto za sjedenje u vašem sustavu.

Savjet # 2. Kada odlučite na svoj sustav, Drži se toga!

Ne postoji ništa besmisleno od svih poteškoća u stvaranju sustava i podnošenja svih vaših datoteka, a onda kad god stvorite, primite ili preuzmete novi datoteku jednostavno ga odbaci na svoju radnu površinu. Morate biti disciplinirani - zauvijek! Svaka nova datoteka koju dobivate, potrošiti one dodatne sekunde za pohranu gdje pripada! U suprotnom, za samo mjesec ili dva, bit ćete lošiji nego prije - pola datoteka će biti organizirana i polovica će biti neorganizirana - i nećete znati koji je!

Savjet # 3. Pažljivo odaberite korijensku mapu vaše strukture

Svaka datoteka s podacima (dokument, fotografija, glazbena datoteka itd.) Koju stvarate, posjedujete ili je važno za vas, bez obzira odakle dolazi, treba pronaći unutar jednu jedinstvenu mapu, te da jedna mapa treba biti smještena u korijenu vašeg C: pogona (kao podmapa od C: ). Drugim riječima, učinite ne bazu strukturu mape u standardnim mapama kao što su "Moji dokumenti". Ako to učinite, ostavljate ga inženjerima operacijskog sustava da odlučite koja je struktura mapa najbolja za vas. I svaki operativni sustav ima drugačiji sustav! U sustavu Windows 7 nalaze se datoteke C: Users YourName, dok je u sustavu Windows XP bio C: Documents and Settings MyName My Documents, U UNIX sustavima to je često / Home / YourName.

Ove standardne zadane mape imaju tendenciju da se napune smeće datoteke i mape koje uopće nisu važne za vas. "Moje dokumenti" najgori je prekršitelj. Čini se da svaka druga komada softvera koju instalirate, voli stvoriti vlastitu mapu u mapi "Moji dokumenti". Te se mape obično ne uklapaju u vašu organizacijsku strukturu pa ih nemojte koristiti! Zapravo, nemojte čak ni koristiti mapu "Moji dokumenti". Dopustite da se napuni smećem, a onda ga jednostavno ignorira. Zvuči heretično, ali: Nemoj nikada posjetiti mapu "Moji dokumenti"! Uklonite ikone / veze na "Moji dokumenti" i zamijenite ih vezama na mape vas stvorili i vas brinuti o!

Izradite vlastiti datotečni sustav od nule! Vjerojatno najbolje mjesto za to bi bilo na vašem D: pogon - ako ga imate. Ovuda, sve vaš datoteke se nalaze na jednom disku, dok sve datoteke operacijskog sustava i komponente sustava uživaju na C: pogonu - jednostavno i elegantno razdvojene. Prednosti toga su duboke. Ne samo da postoje očigledne prednosti organizacije (vidi savjet # 10, u nastavku), ali kada je riječ o migraciji podataka na novo računalo, možete (ponekad) jednostavno odspojiti D: pogon i priključiti ga kao D: pogon novo računalo (to znači da je D: pogon zapravo zaseban fizički disk, a ne particija na istom disku kao C:). Dobivate i blago poboljšanje brzine (opet, samo ako su vaši C: i D: pogoni na zasebnim fizičkim diskovima).

Upozorenje: Od vrha # 12, ispod, vidjet ćete da je u stvari dobra ideja imati točno istu strukturu datotečnog sustava - uključujući i pogon na koji je podignuta - na svi računala koja posjedujete. Dakle, ako odlučite koristiti D: vozite kao sustav za pohranu vlastitih datoteka, provjerite jeste li u mogućnosti koristiti D: disk svi računala koja posjedujete. Ako to ne možete osigurati, još uvijek možete upotrijebiti pametan geeky trik kako biste pohranili svoje datoteke na D: voziti, ali ih ipak pristupiti svim putem C: pogon (vidi tip # 17, dolje).

Ako imate samo jedan tvrdi disk (C:), a zatim stvorite posvećenu mapu koja će sadržavati svi vaše datoteke - nešto slično C: Dokumenti, Naziv mape nije važan, ali napravi jednu, kratku riječ.

Postoji nekoliko razloga za to:

• Prilikom izrade pričuvnog režima, lako je odlučiti koje bi datoteke trebale biti sigurnosno kopirane - sve su u jednoj mapi!
• Ako ste ikada odlučili trgovati na računalu za novu, točno znate koje će se datoteke preseliti
• Uvijek ćete znati gdje početi tražiti bilo koju datoteku
• Ako sinkronizirate datoteke s drugim računalima, vaše sinkronizacijske rutine vrlo su jednostavne. To također uzrokuje da sve prečace nastave raditi na drugim strojevima (više o tome u vrhu # 24, u nastavku).

Nakon što odlučite gdje bi trebali ići vaše datoteke, stavite ih svi tvoje datoteke tamo - Sve! Potpuno zanemarite standardne, zadane mape koje vam je izradio operacijski sustav ("Moja glazba", "Moje slike" itd.). Zapravo, moľete zapravo preseliti mnoge od tih mapa u vlastitu strukturu (više o tome ispod, u tipu # 6).

Što ste u potpunosti dobili sve svoje podatkovne datoteke (dokumente, fotografije, glazbu itd.), i sve vaše postavke konfiguracije u tu jednu mapu, to će lakše obavljati sve gore navedene zadatke.

Jednom kad je to učinjeno i sve vaš datoteke žive u jedan mapu, sve drugo mape u C: mogu se smatrati "mapama operacijskog sustava", a time i malo svakodnevnog interesa za nas.

Evo snimka zaslona lijepo organiziranog C: pogona, gdje se sve korisničke datoteke nalaze unutar Datoteke mapa:

Savjet # 4. Koristite podmape

Ovo bi bio naš najjednostavniji i najočigledniji savjet. Gotovo je gotovo bez riječi. Svaki organizacijski sustav koji odlučite (vidi tip # 1) zahtijeva stvaranje podmapa za vaše datoteke. Pokušajte se redovito stvarati mape.

Savjet # 5. Nemojte biti sramežljivi zbog dubine

Stvorite onoliko razina pod-mapa koliko vam je potrebno. Nemojte se bojati da to učinite. Svaki put kada primijetite priliku da grupirate skup povezanih datoteka u podmapa, to učinite. Primjeri mogu uključivati: sve MP3 datoteke s jednog glazbenog CD-a, sve fotografije s jednog odmora ili sve dokumente jednog klijenta.

Savršeno je staviti datoteke u mapu s nazivom C: Files Me Iz Drugih Services WestCo Bank Izvješća 2009, To je samo sedam razina duboko. Deset razina nije neuobičajeno. Naravno, to je moguće previše. Ako primijetite da stvarate pod-mapu za držanje samo jedne datoteke, onda ste vjerojatno postali malo previše zaljubljeni. S druge strane, ako jednostavno stvorite strukturu sa samo dvije razine (na primjer C: Dokumenti Posao) onda uopće niste postigli nikakvu razinu organizacije (osim ako posjedujete samo šest datoteka!). Vaša mapa "Work" postat će damping teren, baš kao i vaša radna površina, a vjerojatno i stotine datoteka u njemu.

Savjet # 6. Premjestite standardne korisničke mape u vlastitu strukturu mapa

Većina operativnih sustava, uključujući Windows, stvara skup standardnih mapa za svakog svog korisnika. Te mape postaju zadana lokacija za datoteke kao što su dokumenti, glazbene datoteke, digitalne fotografije i preuzete internetske datoteke. U sustavu Windows 7 prikazan je potpuni popis:

Neke od tih mapa koje nikada nećete moći koristiti niti brinuti (na primjer, Omiljene mapu, ako ne upotrebljavate Internet Explorer kao svoj preglednik). One koje možete ostaviti tamo gdje jesu. No možda ćete koristiti neku od drugih mapa za pohranu datoteka koje su vam važne. Čak i ako jesi ne pomoću njih Windows će ih i dalje često tretirati kao zadanu lokaciju za pohranu za mnoge vrste datoteka. Kada idete spremiti standardnu vrstu datoteke, može postati neugodno da se automatski zatraži da ga spremite u mapu koja nije dio vlastite strukture datoteka.

No, tu je jednostavno rješenje: Pomaknite mape koje vas zanimaju u vlastitu strukturu mapa! Ako to učinite, sljedeći put kada spremite datoteku odgovarajuće vrste, sustav Windows će od vas zatražiti da ga spremite na novu, premještenu lokaciju.

Premještanje mapa je jednostavno. Jednostavno ih povucite i pustite na novu lokaciju. Evo snimke zaslona zadanog Moja muzika mapu premjestiti u moju prilagođenu osobnu mapu (oznaka):

Savjet # 7, Inteligentno nazivajte datoteke i mape

Ovo je još jedan koji gotovo ne ide bez riječi, ali svejedno ćemo to reći: Do ne dopustiti stvaranje datoteka koje imaju besmislena imena kao što su Document1.doc, ili nazvane mape Nova mapa (2), Uzmite još 20 sekundi i dajte smisleno ime za datoteku / mapu - onaj koji točno otkriva njezin sadržaj bez ponavljanja cijelog sadržaja u imenu.

Savjet # 8, Pazite na duge nazive datoteka

Drugi način da saznate jeste li još uvijek stvorili dovoljno dubine hijerarhije vaših mapa jest da vaše datoteke često zahtijevaju doista velika imena. Ako trebate nazvati datoteku Johnson prodaje figure ožujak 2009.xls (što bi moglo dogoditi da živi u istoj mapi kao i Abercrombie proračun izvješće 2008.xls), možda biste htjeli izraditi neke podmape tako da se prva datoteka može jednostavno nazvati March.xls, i žive u Klijenti Johnson Sales Figures 2009 mapa.

Dobro postavljena datoteka treba samo kratki naziv datoteke!

Savjet # 9, Upotrijebite prečice! Svugdje, posvuda!

Ovo je vjerojatno najkorisniji i najvažniji savjet koji možemo ponuditi. Prečac omogućuje da datoteka bude na dva mjesta odjednom.

Zašto biste to htjeli? Pa, struktura datoteka i mapa svakog popularnog operacijskog sustava na tržištu danas je hijerarhijski, To znači da svi objekti (datoteke i mape) uvijek žive točno unutar jedan glavnu mapu. To je pomalo poput stabla. Stablo ima grane (mape) i lišće (datoteke). Svaka lista, i svaka grana, podržava točno jedna grana roditelja, sve do korijena stabla (što je slučajno upravo razlog zašto se C: zove "korijenska mapa" C: pogona).

Tvrdi diskovi strukturirani na taj način mogu se činiti očitim i čak potrebnim, ali to je samo jedan od načina organiziranja podataka. Postoje i drugi: Relacijske baze podataka, na primjer, strukturirati strukturirane podatke potpuno drugačije. Glavno ograničenje hijerarhijskih struktura podnošenja je da datoteka može biti samo u jednoj grani stabla - samo u jednoj mapi - u isto vrijeme. Zašto je to problem? Pa, postoje dva glavna razloga zašto je ovo ograničenje problem za korisnike računala:

1. "Točno" mjesto za datoteku, prema našem organizacijskom obrazloženju, vrlo je često vrlo nezgodan mjesto za tu datoteku koja se nalazi. Samo zato što je ispravno podneseno ne znači da je lako doći. Datoteka može biti "pravilno" zakopana duboko u dubinu dubine u strukturi podmapa, ali svakodnevno vam je potreban redovni i brz pristup ovoj datoteci. Uvijek biste ga mogli premjestiti na povoljniji položaj, ali to bi značilo da ćete morati ponovo prenijeti natrag na "ispravnu" lokaciju svaki put kad završite s radom na njemu. Najviše nezadovoljavajuće.
2. Datoteka može jednostavno "pripadati" na dva ili više različitih lokacija unutar vaše strukture datoteka. Na primjer, recimo da ste računovođa i upravo ste dovršili porezni prihod za John Smith za 2009. godinu. Može vam biti smisleno nazvati ovu datoteku 2009 Tax Return.doc i podnijeti ga pod Klijenti John Smith, No, važno je i da imate porezne prijave iz 2009. sa svim svojim klijentima na jednom mjestu. Tako da možeš također želite nazvati datoteku John Smith.doc i podnijeti ga pod Porezni prihod 2009, Problem je, u čisto hijerarhijskom sustavu podnošenja, ne možete ga staviti na oba mjesta. Grrrrr!

Srećom, Windows (i većina drugih operacijskih sustava) nudi način da to učinite upravo to: Naziva se "prečac" (također poznat kao "pseudonim" na Macovima i "simbolička veza" na UNIX sustavima). Prečaci dopuštaju postojanje datoteke na jednom mjestu, i ikona koja predstavlja datoteku biti stvoren i stavljen bilo gdje drugdje molim vas. Zapravo, možete stvoriti desetak sličnih ikona i raspršiti ih diljem cijelog tvrdog diska. Dvostrukim klikom na jednu od tih ikona / prečaca otvara izvorna datoteka, kao da ste dvaput kliknuli izvornu datoteku.

Razmotrite sljedeće dvije ikone:

Onaj s lijeve strane je stvarni Word dokument, dok je onaj s desne strane prečac to predstavlja Word dokument. Dvoklikom na bilo koju ikonu otvorit će se ista datoteka. Postoje dvije glavne vizualne razlike između ikona:

1. Prečac će imati malu strelicu u donjem lijevom kutu (u Windowsu, u svakom slučaju)
2. Prečac može imati naziv koji ne uključuje ekstenziju datoteke (u ovom slučaju "dio".xocx)

Prečac možete izbrisati u bilo kojem trenutku bez gubitka stvarnih podataka. Izvornik je još uvijek netaknut. Sve što izgubite je mogućnost da dođete do tih podataka s bilo kojeg mjesta gdje je prečac bio.

Pa zašto su prečaci tako sjajni? Zato što nam dopuštaju jednostavno prevladavanje glavnih ograničenja hijerarhijskih datotečnih sustava i istodobno staviti datoteku na dva (ili više) mjesta. Hoćeš stalno imaju datoteke koje se ne igraju lijepo s vašim organizacijskim obrazloženjem i ne mogu se podnijeti samo na jednom mjestu. Oni traže postojanje na dva mjesta. Prečaci to dopuštaju! Osim toga, omogućuju vam da sakupite najčešće otvorene datoteke i mape zajedno na jednom mjestu za jednostavan pristup. Hladan je dio da izvorne datoteke ostanu tamo gdje su, zauvijek sigurne u svom savršeno organiziranom mjestu.

Dakle, vaša zbirka najčešće otvorenih datoteka može - i treba Postati zbirka Prečaci!

Ako i dalje niste uvjereni u korisnost prečaca, razmislite o sljedećim poznatim područjima tipičnog Windows računala:

• Izbornik Start (i svi programi koji žive unutar njega)
• Traka za brzo pokretanje (ili Superbar u sustavu Windows 7)
• Područje "Omiljene mape" u gornjem lijevom kutu prozora Windows Explorera (u sustavu Windows Vista ili Windows 7)
• Vaši favoriti za Internet Explorer ili Firefox oznake

Svaka stavka u svakom od tih područja je prečac! Svako od tih područja postoji samo za jednu svrhu: Za praktičnost - pružiti vam zbirku datoteka i mapa kojima najčešće pristupate.

Sada bi bilo lako vidjeti da su prečaci namijenjeni za jednu svrhu: Da biste pristupili datotekama prikladnijima, Svaki put kada dvaput kliknete na prečicu, spremni ste za lociranje datoteke (ili mape, programa ili pogona ili ikone upravljačke ploče) koju predstavlja.

Prečaci nam omogućuju izmjenu zlatnih pravila organizacije datoteka i mapa:

“Only ever have one copy of a file – never have two copies of the same file. Use a shortcut instead”

(ovo se pravilo ne odnosi na kopije stvorene za sigurnosne kopije, naravno!)

Postoje također i manja pravila, poput "ne premjestite datoteku u radno područje, umjesto toga stvorite prečac", i "kad god se nađeš frustriranom koliko dugo je potrebno za pronalaženje datoteke, stvoriti prečicu i postavite taj prečac na povoljan položaj."

Pa kako stvoriti ove masivno korisne prečace? Postoje dva glavna načina:

1. "Kopiraj" izvornu datoteku ili mapu (kliknite na njega i upišite Ctrl-C, ili kliknite desnom tipkom miša i odaberite Kopirati):

   

   Potom desnom tipkom miša kliknite prazno područje odredišne mape (mjesto gdje želite prečac prijeći) i odaberite Zalijepi prečac:

   

2. Desnom tipkom miša povucite (povucite desnom tipkom miša) datoteku iz mape izvora u odredišnu mapu. Kada pustite tipku miša u odredišnu mapu, pojavit će se izbornik:

   

   Odaberi Ovdje stvorite prečace.

Imajte na umu da kada se stvaraju prečaci, često im se zove slično Prečac do detalja proračuna.doc (Windows XP) ili Detaljni proračun - Prečac.doc (Windows 7). Ako vam se ne sviđaju te dodatne riječi, možete jednostavno preimenovati prečace nakon što ih izradite ili možete konfigurirati Windows da nikad ne ubacuje dodatne riječi na prvo mjesto (pogledajte naš članak o tome kako to učiniti).

I naravno, možete stvoriti prečace do mapa previše, a ne samo datoteke!

Poanta:

Whenever you have a file that you’d like to access from somewhere else (whether it’s convenience you’re after, or because the file simply belongs in two places), create a shortcut to the original file in the new location.

Savjet # 10, Odvojite aplikacijske datoteke iz podatkovnih datoteka

Bilo koji digitalni organizacijski guru će bubnjati ovo pravilo u vas. Aplikacije su komponente softvera koji ste instalirali (npr., Microsoft Word, Adobe Photoshop ili Internet Explorer). Podatkovne datoteke su datoteke koje ste sami izradili pomoću tog softvera (npr. Wordovi dokumenti, digitalne fotografije, e-poruke ili popisi za reprodukciju).

Softver se instalira, deinstalira i nadograđuje cijelo vrijeme. Nadajmo se da uvijek imate izvorni instalacijski medij (ili preuzeti set-up datoteku) koji se drži negdje na sigurnom mjestu i stoga može ponovno instalirati softver u bilo kojem trenutku. To znači da su datoteke softverske komponente malo važne. Dok su datoteke koje ste stvorili s tim softverom, po definiciji, važni. Dobro je da uvijek odvojite nevažne datoteke iz važnih datoteka.

Dakle, kada vam softver zatraži da spremite datoteku koju ste upravo stvorili, odvojite trenutak i provjerite gdje se predlaže da spremite datoteku. Ako predlažemo da spremite datoteku u istu mapu kao i sam softver, definitivno ne slijedite taj prijedlog. Dajte je u svojem vlastiti mapa! U stvari, pogledajte možete li pronaći opciju konfiguracije programa koja određuje gdje se pohranjuju datoteke prema zadanim postavkama (ako ih ima) i mijenjaju ih.

Savjet # 1 1. Organizirajte datoteke na temelju Svrha, Ne na vrstu datoteke

Ako imate, primjerice, nazvanu mapu Rad Klijenti Johnson, a unutar te mape imate dva podmape, Wordovi dokumenti i Proračunske tablice (drugim riječima, razdvajaš ". doc" datoteke iz ".xls" datoteka), onda su šanse da niste optimalno organizirane. Nema smisla organizirati datoteke na temelju programa koji ih je stvorio. Umjesto toga, izradite svoje podmape na temelju Svrha datoteke. Na primjer, bilo bi više smisla stvoriti podmape nazvane Dopisivanje i Financije, Moguće je da sve datoteke u određenoj pod-mapi imaju istu vrstu datoteka, ali to bi trebalo biti više slučajnosti i manje značajka dizajna vašeg organizacijskog sustava.

Savjet # 12. Održavajte istu strukturu mapa na svim računalima

Drugim riječima, bez obzira na organizacijski sustav koji stvorite, primijenite ga na svako računalo koje možete. Postoji nekoliko prednosti za to:

• Ima manje sjećanja. Bez obzira gdje se nalazite, uvijek znate gdje potražiti svoje datoteke
• Ako kopirate ili sinkronizirate datoteke s jednog računala na drugo, postavljanje sinkronizacijskog zadatka postaje vrlo jednostavno
• Prečaci se s lakoćom mogu kopirati ili premjestiti s jednog računala na drugo (uz pretpostavku da se izvorne datoteke kopiraju / premještaju). Nema potrebe za ponovno pronalaženje prečaca na drugom računalu
• Isto vrijedi i za povezane datoteke (npr. Dokumente u Wordu koji povezuju podatke u zasebnu datoteku programa Excel), popise za reprodukciju i bilo koji datoteke koje upućuju na točnu lokaciju datoteka drugih datoteka.

To vrijedi čak i za pogon na kojem su pohranjene vaše datoteke. Ako su vaše datoteke pohranjene C: na jednom računalu, provjerite jesu li pohranjeni C: na svi računala. Inače sve prečace, popisi za reprodukciju i povezane datoteke prestat će raditi!

Savjet # 13. Izradite mapu "Inbox"

Izradite sami mapu u kojoj spremate sve datoteke na kojima trenutno radite ili da još niste došli do podnošenja prijave. Ovu mapu možete smatrati popisom "obveza". Možeš ga nazvati "Inbox" (čineći ga istom metaforom kao i vaš sustav e-pošte) ili "Rad" ili "Za-Do" ili "Grebanje" ili bilo kojem drugom imenu. Nije važno što to zovete - samo pazite da ih imate!

Kada završite s radom na datoteci, potom ga premjestite s mape "Pristigla pošta" na njegovu ispravnu lokaciju unutar vaše organizacijske strukture.

Možda biste htjeli koristiti svoju radnu površinu kao ovu mapu "Inbox". Ispravno ili pogrešno, većina ljudi radi. Nije loše mjesto staviti takve datoteke, ali budite oprezni: Ako ste vi čini odlučite da Vaša radna površina predstavlja vaš "to-do" popis, a zatim provjerite da nema drugih datoteka pronaći svoj put tamo. Drugim riječima, pobrinite se da vaš "Inbox", bez obzira na to gdje se nalazi, Desktop ili na drugi način, čuva od bezvrijednih datoteka koje ne pripadaju tamo.

Dakle, gdje biste trebali staviti ovu mapu, koja, gotovo po definiciji, živi izvan struktura ostatka vašeg sustava podnošenja zahtjeva? Pa, prije svega, mora biti negdje spretan, To će biti jedna od vaših najposjećenijih mapa, pa je praktičnost ključna. Stavljanje na radnu površinu je odlična opcija - pogotovo ako nemate nijednu drugu mapu na radnoj površini: mapa tada postaje krajnje lako pronaći u programu Windows Explorer:

Savjet # 14. Provjerite imate samo jednu mapu "Inbox"

Kada izradite mapu "Inbox", nemojte koristiti bilo koji drugi položaj mape kao svoj "popis obveza". Bacanje svaki dolaznu ili stvorenu datoteku u mapu Inbox kada ga stvorite / primite. To drži ostatak računala bez dima i bez nasumično stvorenog ili preuzetog smeća. Posljednja stvar koju želite raditi jest provjera više mapa da biste vidjeli sve svoje trenutne zadatke i projekte. Skupi ih sve zajedno u jednu mapu.

Evo nekoliko savjeta kako biste osigurali da imate samo jednu primljenu poštu:

• Postavite zadanu mapu "spremite" sve svoje programe u ovu mapu.
• Postavite zadanu lokaciju "preuzimanje" za svoj preglednik ovoj mapi.
• Ako je ova mapa ne svoju radnu površinu (preporučeno), a zatim provjerite možete li napraviti točku da ne stavljajte "to-do" datoteke na radnu površinu. To vašu radnu površinu čuva vaše računalo i Zen:

(The Ulazni spremnik mapa nalazi se u donjem desnom kutu)

Savjet # 15. Pazite na brisanje mape "Inbox"

Ovo je jedan od ključeva ostanak organizirani. Ako dopustite prepunak pretinca "Inbox" (tj. Dopustite da ima više od, recimo, 30 datoteka ili mapa), vjerojatno ćete se početi osjećati kao da ste prevareni: ne držite se vašeg popis obveza. Nakon što vam Inbox dobije više od određene točke (oko 30 datoteka, studije su prikazane), onda ćete jednostavno početi to izbjeći. Možete nastaviti stavljati datoteke tamo, ali ćete se bojati da to pogledate, bojeći se "izvan kontrole" osjećaj da se svi preopterećeni, kaotični ili jednostavno neorganizirani ljudi redovito osjećaju.

Dakle, evo što možete učiniti:

• Posjetite mapu Inbox / to-do regularno (najmanje pet puta dnevno).
• Skenirajte mapu redovito za datoteke koje ste završili s radom i spremni za podnošenje. Pošaljite ih odmah.
• Neka bude izvor ponosa da broj datoteka u ovoj mapi bude što manji. Ako cijenite mir, zatim prazninu ove mape učinite jednom od vaših najviših (računalnih) prioriteta
• Ako znate da je određena datoteka bila u mapi za više od, recimo, šest tjedana, priznajte da se zapravo nećete obraditi za njegovu obradu i premjestiti ga na svoje posljednje odmorište.

Savjet # 16. Datoteku sve odmah, i koristiti prečaci za svoje aktivne projekte

Čim stvorite, primite ili preuzmete novu datoteku, spremite je u svoju "ispravnu" mapu odmah, Zatim, kad god trebate raditi na njemu (možda odmah), stvorite prečicu na mapi "Inbox" ("to-do") ili na radnoj površini. Na taj način sve vaše datoteke uvijek su na "ispravnim" lokacijama, ali ipak imate neposredan, prikladan pristup vašim aktivnim datotekama. Kada završite s radom na datoteci, jednostavno izbrišite prečac.

U idealnom slučaju, mapa "Inbox" - i vaša radna površina - ne bi smjela sadržavati stvarne datoteke ili mape. Oni jednostavno trebaju sadržavati prečaci.

Savjet # 17. Koristite Imenik simboličkih veza (ili žarišta) za održavanje jedne strukture jedinstvene mape

Pomoću ovog tipa možemo se približiti potencijalnoj štucanju na koju možemo pristupiti prilikom izrade naše organizacijske strukture - pitanje da je na našem računalu bilo više diskova (C:, D:, itd.). Možemo imati datoteke koje trebamo pohraniti na D: pogonu iz razloga svega, a ipak žele osnovati organiziranu strukturu mapa na C: pogonu (ili obrnuto).

Vaša odabrana organizacijska struktura može odrediti da se sve vaše datoteke moraju pristupiti iz C: pogon (primjerice, korijenska mapa svih vaših datoteka može biti nešto slično C: Dokumenti). Pa ipak, još uvijek imate a D: pogon i žele iskoristiti stotine rezervnih gigabajta koje nudi. Jeste li znali da je moguće pohraniti svoje datoteke na D: disk, a ipak ih pristupiti kao da su na C: pogonu? I ne, ovdje ne govorimo o prečacima (iako je pojam vrlo sličan).

Koristeći naredbu ljuske mklink, možete u biti preuzeti mapu koja živi jedan voziti i stvoriti pseudonim za to na a različit voziti (možete učiniti puno više od toga s mklink - za puni pothvat o ovim mogućnostima programa, pogledajte naš posvećeni članak). Pozvani su ti nazivi simboličke veze s imenikom (i nekada se znao kao čvorišta). Možete ih zamisliti kao "virtualne" mape. Oni funkcioniraju baš kao i redovite mape, osim ako su fizički locirane negdje drugdje.

Na primjer, možete odlučiti da je cijeli D: pogon sadrži vašu cjelovitu organizacijsku strukturu datoteka, ali morate uputiti sve te datoteke kao da su na računalu C: voziti, ispod C: Dokumenti, Ako je to bio slučaj, možete stvoriti C: Dokumenti kao simbolična veza imenika - veza za D:, kako slijedi:

mklink /d c:files d:

Ili možda je to samo datoteke koje želite spremiti na D: voziti je kolekcija vašeg filma. Možete pronaći sve vaše filmske datoteke u korijenu vašeg D: vozite, a zatim ga povežite C: Dokumenti Media Filmovi, kako slijedi:

mklink /d c:filesmediamovies d:

(Nepotrebno je reći, morate pokrenuti ove naredbe iz naredbenog retka - kliknite gumb Start, upišite cmd i pritisnite Unesi)

Savjet # 18. Prilagodite ikone mape

Ovo nije strogo govoreći organizacijski tip, ali imaju jedinstvene ikone za svaku mapu se omogućuju vam da brže vizualno prepoznate koja je mapa koja, a time i štedi vrijeme kada pronađete datoteke. U nastavku je primjer (iz moje mape koja sadrži sve datoteke preuzete s interneta):

Savjet # 19. Uredite izbornik Start

Windows izbornik Start obično je jedan od najvećih dijelova bilo kojeg Windows računala. Svaki program koji instalirate čini se usvaja sasvim drugačiji pristup postavljanju ikona u ovom izborniku. Neki jednostavno stavljaju jednu ikonu programa. Drugi stvaraju mapu na temelju naziva softvera. I drugi stvaraju mapu na temelju imena proizvođača softvera. To je kaos i može otežati pronalaženje softvera koji želite pokrenuti.

Srećom, možemo izbjeći ovaj kaos s korisnim značajkama operativnog sustava kao što su Quick Launch, Superbar ili prikvačene stavke izbornika Start.

Čak i tako, bilo bi puno smisla upadati u probavljanje samog Start izbornika i dati joj dobar ponavljanje. Sve što stvarno trebate odlučiti jest kako ćete organizirati svoje aplikacije. Struktura koja se temelji na svrsi prijave je očiti kandidat. Ispod je primjer jedne takve strukture:

U ovoj strukturi, komunalne usluge znači softver čiji je zadatak samostalno održavanje računala (alati za konfiguraciju, backup softver, Zip programi itd.). Prijave odnosi se na bilo koji program produktivnosti koji ne odgovara naslovima multimedijalni, Grafika, Internet, itd.

U slučaju da niste svjesni, svaka ikona u izborniku Start a prečac i može se manipulirati kao bilo koji drugi prečac (kopiran, preseljen, izbrisan, itd.).

S Windows izbornikom Start (sva verzija sustava Windows), Microsoft je odlučio da postoji dva paralelne strukture mapa za spremanje prečaca izbornika Start. Jedan za vas (prijavljeni korisnik računala) i jedan za svi korisnici računala. Dvije paralelne strukture često mogu biti suvišne: ako ste jedini korisnik računala, tada imate dvije paralelne strukture potpuno blagoglagoljiv. Čak i ako imate nekoliko korisnika koji se redovito prijavljuju na računalo, većina vašeg instaliranog softvera mora biti dostupna svim korisnicima, te bi stoga trebala biti premještena iz "samo vi" verzije izbornika Start i u "sve korisnici ".

Da biste preuzeli kontrolu nad izbornikom Start, kako biste ga mogli početi organizirati, morat ćete znati kako pristupiti stvarnim mapama i prečacima koje čine izbornik Start (obje njegove verzije). Da biste pronašli te mape i datoteke, kliknite Početak i zatim desnom tipkom miša na gumb Svi programi tekst (korisnici sustava Windows XP trebali bi kliknuti desnom tipkom miša na Početak gumb):

Otvorena opcija se odnosi na "samo vas" verziju izbornika Start, a Otvori sve korisnike opcija se odnosi na verziju "svi korisnici". Kliknite na onu koju želite organizirati.

Otvorit će se Windows Explorer prozor s odabranom verzijom izbornika Start. Od tamo je jednostavno. Dvaput kliknite na programi mapu i vidjet ćete sve svoje mape i prečace. Sada možete izbrisati / preimenovati / premjestiti sve dok to jednostavno ne želite.

Napomena: Kada reorganizirate svoj izbornik Start, možda želite imati dva Istodobno su otvoreni prozori programa Explorer - jedan koji prikazuje verziju "samo vi" i jedan koji prikazuje verziju "svi korisnici". Možete povući i ispuštati između prozora.

Savjet # 20. Zadržati Vaš izbornik Start uredan

Nakon što ste savršeno organizirali izbornik Start, pokušajte biti malo budni da to zadržite na taj način. Svaki put kada instalirate novi komad softvera, ikone koje se stvaraju gotovo će sigurno kršiti vašu organizacijsku strukturu.

Da bi vaš izbornik Start bio čist i organiziran, svakako napravite sljedeće svaki put kada instalirate novi softver:

• Provjerite je li softver instaliran u "samo vas" područje izbornika Start ili "svi korisnici", a zatim ga premjestite na odgovarajuće područje.
• Uklonite sve nepotrebne ikone (poput ikone "Čitaj mi", ikone "Pomoć" (uvijek možete otvoriti pomoć iz samog softvera kada je pokrenut), ikonu "Deinstaliraj", vezu s proizvođačevim web-lokacija itd.)
• Preimenujte glavnu ikonu softvera na nešto kratko koje ima smisla za vas. Na primjer, možda biste poželjeli preimenovati Microsoft Office Word 2010 jednostavno Riječ
• Premjestite ikonu u ispravnu mapu na temelju organizacijske strukture izbornika Start

I nemoj zaboraviti: kad si deinstalirati softver, deinstaliranje softvera više neće moći ukloniti ikonu softvera iz izbornika Start (jer ste ga premjestili i / ili preimenovali), pa ćete morati ukloniti tu ikonu ručno.

Savjet # 21. uredno C:

Korijen vašeg C: pogona (C: ) je zajedničko polje za odlaganje datoteka i mapa - kako od strane korisnika vašeg računala tako i od softvera koji instalirate na vaše računalo. Može postati nered.

Danas nema gotovo nikakvog softvera koji zahtijeva instalaciju C: , 99% vremena može i treba biti instaliran C: Programske datoteke, A što se tiče vlastitih datoteka, jasno je da se (i gotovo uvijek treba) pohraniti negdje drugdje.

U idealnom svijetu, vaš C: mapa bi trebala izgledati ovako: (na sustavu Windows 7):

Imajte na umu da postoje neke datoteke sustava i mape u C: koji su obično i namjerno "skriveni" (kao što je datoteka virtualne memorije sustava Windows) pagefile.sys, datoteku boot loader bootmgr, i Informacije o količini sustava mapa). Skrivanje ovih datoteka i mapa je dobra ideja jer moraju ostati tamo gdje su i gotovo nikada nisu potrebni za otvaranje ili čak ni vi, korisnik. Skrivanje ih sprječava da slučajno zabrljati s njima i povećava vaš osjećaj reda i dobrobiti kada pogledate mapu C: pogona.

Savjet # 22. Uredite radnu površinu

Desktop je vjerojatno najviše zlostavljani dio Windows računala (sa stajališta organizacije). Obično služi kao damping teren za sve dolazne datoteke, kao i držanje ikona na često korištene aplikacije, uz neke redovito otvorene datoteke i mape. Često završava postaje nekontrolirano nered. Pogledajte možete li to izbjeći. Evo zašto …

• Ikone aplikacija (Word, Internet Explorer i sl.) Često se nalaze na radnoj površini, ali je malo vjerojatno da je ovo optimalno mjesto za njih. Traka "Brzo pokretanje" (ili Superbar u sustavu Windows 7) uvijek je vidljiva i predstavlja savršeno mjesto za postavljanje ikona. Na radnoj površini moći ćete vidjeti samo ikone kada su svi vaši programi minimizirani. Možda je vrijeme da se ikone vaših aplikacija sa svoje radne površine …
• Možda ste odlučili da mapa Inbox / To-do na računalu (vidi tip # 13, gore) treba biti vaša radna površina. Ako je tako, onda je dovoljno. Jednostavno budite pažljivi oko čišćenja i sprečavanja onečišćenja od neželjenih datoteka (vidi tip # 15, gore). S druge strane, ako je vaša radna površina ne djelujući kao mapa "Inbox", nema razloga za to bilo koji podatkovne datoteke ili mape na njemu, osim možda nekoliko prečaca do često otvorenih datoteka i mapa (bilo tekućih ili tekućih projekata). Sve ostalo treba premjestiti u mapu "Inbox".

U idealnom svijetu, može izgledati ovako:

Savjet # 23. Premjestite stalne stavke na radnu površinu iz gornjeg lijevog kuta

Kada se datoteka ili mapa povuče na radnu površinu u prozoru programa Windows Explorer ili kada se na Internetskoj karti izrade prečaci na vašoj radnoj površini, te ikone uvijek se nalaze u gornjem lijevom kutu - ili što je moguće bliže. Ako imate druge datoteke, mape ili prečice koje čuvate na radnoj površini trajno, onda je dobra ideja da odvojite ove stalne ikone od prijelaznih, tako da brzo možete odrediti koje su prolaznice. Jednostavan način za to je premjestiti sve svoje trajne ikone na desna strana svoje radne površine. To bi ih trebalo odvojiti od dolaznih stavki.

Savjet # 24, Sinkronizacija

Ako imate više od jednog računala, gotovo sigurno želite dijeliti datoteke između njih. Ako su računala stalno priključena na istu lokalnu mrežu, nema potrebe za pohranjivanjem više kopija bilo koje datoteke ili mape - dosta će prečaci. Međutim, ako su računala ne uvijek na istoj mreži, onda ćete u nekom trenutku trebati kopirati datoteke između njih. Za datoteke koje trebaju trajno živjeti na oba računala, idealan je način da to učinite sinkronizirati datoteke, za razliku od njih jednostavno kopiranje.

Ovdje imamo samo sobu da napišemo kratki sažetak sinkronizacije, a ne čitav članak. Ukratko, postoji nekoliko različitih vrsta sinkronizacije:

1. Gdje je sadržaj jedne mape dostupan bilo gdje, primjerice s Dropboxom
2. Gdje je sadržaj bilo kojeg broja mapa dostupan bilo gdje, kao što je Windows Live Mesh
3. Gdje bilo koji datoteke ili mape s bilo kojeg mjesta na vašem računalu sinkroniziraju se s točno jednim drugim računalom, kao što je Windows "Briefcase", Microsoft SyncToy ili (mnogo snažniji, ali još uvijek besplatni) SyncBack od 2BrightSparks. To funkcionira samo kada su oba računala na istoj lokalnoj mreži, barem privremeno.

Velika prednost rješenja za sinkronizaciju je da nakon što konfigurirate način na koji želite, sinkronizacijski proces se automatski događa svaki put. Kliknite gumb (ili zakazujte da se automatski dogodi), a sve vaše datoteke automatski se prikazuju tamo gdje bi trebale biti.

Ako održavate istu strukturu datoteka i mapa na oba računala, onda i sinkronizacijske datoteke ovise o pravilnom mjestu drugo datoteke, kao što su prečaci, popisi za reprodukciju i uredski dokumenti koji se povezuju drugo uredske dokumente, a sinkronizirane datoteke i dalje rade na drugom računalu!

Savjet # 25, Sakrij datoteke koje nikada ne morate vidjeti

Ako su vaše datoteke dobro organizirane, često ćete moći reći je li datoteka izvan mjesta samo pogledom na sadržaj mape (na primjer, to bi trebalo biti prilično očito ako pogledate u mapu koja sadrži sve MP3s s jednog glazbenog CD-a i vidjeti Word dokument tamo). Ovo je dobra stvar - omogućuje vam da provjerite postoje li datoteke izvan mjesta s brzim pogledom. Ipak, ponekad postoje datoteke u mapi koja činiti se izvan mjesta, ali zapravo trebaju biti tamo, kao što su JPEG mape u glazbenim mapama i razne datoteke u korijenu C: pogona. Ako takve datoteke nikad ne morate otvoriti, onda je dobra zamisao da ih jednostavno sakrijete. Zatim, sljedeći put kada pogledate mapu, nećete morati zapamtiti je li ta datoteka trebala biti tamo ili ne, jer to uopće nećete vidjeti!

Da biste sakrili datoteku, jednostavno kliknite desnom tipkom miša i odaberite Nekretnine:

Zatim jednostavno označite Skriven tik-okvir:

Savjet # 26. Zadržite svaku datoteku za postavljanje

Danas se većina softvera preuzima s interneta. Kad god preuzmete dio softvera, zadrzi to, Nikada nećete znati kada trebate ponovno instalirati softver.

Nadalje, sačuvajte internet prečac koji se vraća natrag na web mjesto na kojem ste ga izvorno preuzeli, u slučaju da ikada trebate provjeriti ažuriranja.

Pogledajte tip # 33 u nastavku za potpuni opis izvrsnosti organiziranja datoteka za postavljanje.

Savjet # 27, Pokušajte minimizirati broj mapa koje sadrže datoteke i podmape

Neke od mapa u vašoj organizacijskoj strukturi sadržavat će samo datoteke. Drugi će sadržavati samo podmape. I imat ćete i neke mape koje sadrže obje datoteke i pod-mape. Primijetit ćete blaga poboljšanja u tome koliko dugo traje da pronađete datoteku ako pokušate izbjeći ovu treću vrstu mape. Naravno, nije uvijek moguće - uvijek ćete imati neki od tih mapa, ali pogledajte ako ga možete izbjeći.

Jedan od načina da to napravite jest da preuzmete sve ostale datoteke koje nisu završile pohranjivanje u podmapa i stvoriti posebnu mapu "Miscellaneous" ili "Other" za njih.

Savjet # 28. Pokretanje naziva datoteke s podcrtanim podacima dovodi do vrha popisa

Uz prethodni savjet ako nazivate tu mapu "Miscellaneous" ili "Other" na takav način da njegovo ime započinje podcrtom "_", tada će se pojaviti na vrhu popisa datoteka / mapa.

Snimak zaslona u nastavku je primjer toga. Svaka mapa na popisu sadrži skup digitalnih fotografija. Mapa na vrhu popisa, _Razno, sadrži slučajne fotografije koje nisu zaslužile svoju vlastitu mapu:

Savjet # 29. Očistite te CD-ROM-ove i (drhtanje!) Diskete

Imate li hrpu CD-ROM-a složenih na polici svog ureda? Stare fotografije ili datoteke koje ste arhivirali na CD-ROM (ili još gore, diskete!) Jer niste imali dovoljno prostora na disku u to vrijeme? U međuvremenu ste nadogradili svoje računalo i sada imate 500 Gigabajta prostora koji ne znate što učiniti? Ako je tako, nije li vrijeme da ste zalijepili onu hrpu diskova i poslali ih u svoju prekrasnu novu strukturu mapa?

Pa što čekaš? Ugristi metak, sve ih kopirajte natrag na svoje računalo, prenesite ih u svoje odgovarajuće mape, a potom cijelu stvar natrag na sjajni novi vanjski tvrdi disk od 1000 Gig!

Korisne mape za izradu

Ovaj sljedeći odjeljak predlaže korisne mape koje biste trebali stvoriti unutar strukture mape. Osobno sam ih smatrao neophodnim.

Prva tri su sve o tome pogodnost - praktične mape za stvaranje, a zatim stavljanje negdje gdje možete uvijek pristupiti odmah. Za svaku od njih nije toliko važno gdje se nalazi stvarna mapa, ali to je vrlo važno gdje ste stavili Kratica (s) u mapu. Preporučujemo da pronađete prečace:

• Na radnoj površini
• U vašem području "Brzo pokretanje" (ili prikvačeno na vaš Windows 7 Superbar)
• U području vašeg Windows Explorera "Omiljeni linkovi"

Savjet # 30, Izradite mapu "Inbox" ("To-Do")

To je već spomenuto u dubini (vidi tip # 13), ali htjeli smo ponoviti njegovu važnost ovdje. Ova mapa sadrži sve nedavno stvorene, primljene ili preuzete datoteke koje još nisu imale priliku pravilno odjaviti, a također može sadržavati datoteke koje još trebate obraditi. U stvari, on postaje neka vrsta "popisa obveza". Ne mora se zvati "Inbox" - možete ga nazvati što god želite.

Savjet # 31, Izradite mapu u kojoj se prikupljaju vaši trenutni projekti

Umjesto da ih cijelo vrijeme lovite za njih, ili ih sve stavljajte na radnu površinu, izradite posebnu mapu u koju stavljate veze (ili radne mape) za svaki od projekata na kojima trenutno radite.

Tu mapu možete pronaći u mapi "Inbox", na radnoj površini ili bilo gdje - sve dok postoji brz način doći do njega, primjerice, stavljajući vezu na njega u području "Omiljeni linkovi" u programu Windows Explorer:

Savjet # 32. Napravite mapu za datoteke i mape koje redovito otvarate

Uvijek ćete imati nekoliko datoteka koje redovito otvarate, bilo da je to proračunska tablica vaših tekućih računa ili omiljeni popis za reprodukciju. To nisu nužno "trenutni projekti", nego su jednostavno datoteke koje se uvijek otvarate. Obično bi takve datoteke bile smještene na radnoj površini (ili čak i bolje, prečaci na one datoteke). Zašto ne sakupite sve takve prečace i stavite ih u svoju posebnu mapu?

Kao i kod mape "Trenutni projekti" (gore), ta mapa biste željeli locirati na nekom mjestu. Ispod je primjer mape pod nazivom "Brze veze", u njemu ima oko sedam datoteka (prečaca), koje su dostupne putem trake za brzo pokretanje sustava Windows:

Savjet # 33. Izradite mapu "Postavke"

Tipično računalo ima desetke aplikacija instaliranih na njemu. Za svaki komad softvera često postoji mnogo različitih informacija koje trebate pratiti, uključujući:

• Izvorne datoteke za instalaciju instalacije. To može biti bilo što od jednostavne datoteke 100Kb setup.exe preuzete s web stranice sve do 4Gig ISO datoteke koju ste kopirali s DVD-ROM-a koji ste kupili.
• Početna stranica proizvođača softvera (u slučaju da trebate potražiti nešto na svojim stranicama za podršku, njihovom forumu ili njihovoj online pomoći)
• Stranica koja sadrži vezu za preuzimanje za vašu stvarnu datoteku (u slučaju da je morate ponovno preuzeti ili preuzeti nadograđenu verziju)
• Serijski broj
• Dokumentacija za dokaz o kupnji
• Sve ostale predloške datoteka, dodatke, teme itd. Koje također trebaju instalirati

Za svaki komad softvera ideja je skupiti sve te datoteke i staviti ih u jednu mapu. Mapa može biti naziv softvera (a možda i vrlo kratak opis onoga što je za - u slučaju da se ne možete sjetiti softvera koji se temelji na njegovom imenu). Tada ćete skupiti sve ove mape na jedno mjesto i nazvati je nešto poput "Software" ili "Setups".

Ako imate dovoljno tih mapa (imam nekoliko stotina, bio sam geek, sakupljen preko 20 godina), možda biste ih trebali dodatno kategorizirati. Moja struktura kategorizacije temelji se na "platformi" (operativnom sustavu):

Posljednjih sedam mapa svaka predstavlja jednu platformu / operacijski sustav, dok _Operacijski sustavi sadrži datoteke za instalaciju samih operacijskih sustava. _Hardver sadrži ROM-ove za hardver koji posjedujem, kao što su usmjerivači.

Unutar Windows mapu (iznad), možete vidjeti početke ogromne biblioteke softvera koje sam sastavio tijekom godina:

Savjet # 34, Imate mapu "Postavke"

Svi znamo da su naši dokumenti važni. Tako su i naše fotografije i glazbene datoteke. Spremimo sve te datoteke u mape, a potom ih pronađemo i dvaput kliknite na njih kako bismo ih otvorili. No za nas je mnogo datoteka koje se ne mogu spremiti u mape, a zatim ih potražili i dvaput kliknuli. Ove datoteke svakako sadrže važne informacije koje trebamo, no često ih interno stvara aplikacija i spremaju se gdje god ona aplikacija osjeća prikladna.

Dobar primjer toga je datoteka "PST" koju Outlook stvara za nas i koristi pohranu svih naših e-poruka, kontakata, sastanaka i tako dalje. Drugi primjer bio bi zbirka oznaka koje Firefox pohranjuje u vaše ime.

Još jedan primjer bio bi prilagođene postavke i konfiguracijske datoteke našeg našeg softvera. Odobren, većina Windows programa pohranjuje njihovu konfiguraciju u Registru, ali još uvijek postoje mnogi programi koji koriste konfiguracijske datoteke za spremanje njihovih postavki.

Zamislite da ste izgubili sve gore navedene datoteke! Pa ipak, kada ljudi kopiraju svoja računala, oni obično vrše sigurnosne kopije datoteka koje poznaju - one koje su pohranjene u mapi "Moji dokumenti", itd. Ako su imali neuspjeh tvrdog diska ili je njihovo računalo izgubljeno ili ukradeno, njihove sigurnosne kopije datoteka ne bi uključivale neke od najvažnijih datoteka koje su imale. Također, prilikom prelaska na novo računalo, bitno je osigurati da te datoteke naprave putovanje.

Može biti vrlo korisna ideja da izradite vlastitu mapu za pohranu svih vaših "postavki" - datoteka koje su vam važne, ali koje nikada zapravo ne pretražujete po imenu i dvaput kliknite na njih da biste ih otvorili. U suprotnom, sljedeći put kada idete postaviti novo računalo samo onako kako to želite, morat ćete provesti sate ponovno sastavljanje konfiguracije prethodnog računala!

Pa kako dobijemo važne datoteke u ovu mapu? Pa, imamo nekoliko mogućnosti:

• Neki programi (kao što su Outlook i PST datoteke) omogućuju vam postavljanje tih datoteka gdje god želite. Ako ukrcate u opcije programa, naći ćete neku lokaciju negdje koja kontrolira lokaciju važnih datoteka postavki (ili "osobne pohrane" - PST - kada je u pitanju Outlook)
• Neki programi ne dopuštaju da takve lokacije promijenite na bilo koji lak način, ali ako uđete u Registar, ponekad možete pronaći ključ registra koji se odnosi na lokaciju datoteka. Jednostavno premjestite datoteku u mapu Postavke i prilagodite ključ registra kako biste se uputili na novu lokaciju.
• Neki programi tvrdoglavo odbijaju dopustiti da se njihove datoteke postavki postavljaju bilo gdje drugdje od onoga gdje to propisuju. Kada se suočavate s ovim programima, imate tri izbora: (1) Možete ignorirati te datoteke, (2) možete kopirati datoteke u mapu Postavke (suočimo se - postavke se ne mijenjaju vrlo često) ili (3) možete upotrijebiti softver za usklađivanje, kao što je Windows torba za brišuće, da biste napravili sinkronizirane kopije svih datoteka u mapi Postavke. Sve što trebate učiniti je zapamtiti da redovito izvodite svoj softver za sinkronizaciju (možda prije nego što pokrenete sigurnosnu kopiju softvera!).

Postoje neke druge stvari koje možete odlučiti pronaći unutar ove nove mape "Postavke":

• Izvoz ključeva registra (iz mnogih aplikacija koje pohranjuju svoje konfiguracije u Registar). To je korisno za sigurnosne kopije ili za migraciju na novo računalo
• Napomene koje ste unijeli o svim specifičnim prilagodbama koje ste napravili na određenom dijelu softvera (tako da ćete znati kako to sve ponovo raditi na svom Sljedeći Računalo)
• Prečaci do web stranica koje detaljno ugađaju određene aspekte vašeg operativnog sustava ili aplikacija tako da su upravo onako kako vam se sviđaju (na primjer, kako ukloniti riječi "prečac do" od početka novo stvorenih prečaca). Drugim riječima, želite stvoriti prečace do pola stranica na web stranici How-To Geek!

Evo primjera mape "Postavke":

Značajke sustava Windows koje pomažu organizaciji

Ovaj odjeljak sadrži pojedinosti nekih značajki sustava Microsoft Windows koji su blagodat svima koji se nadaju da će ostati optimalno organizirani.

Savjet # 35. Upotrijebite područje "Omiljeni linkovi" za pristup najčešće korištenim mapama

Nakon što izradite svoj sjajni novi sustav podnošenja, odredite koje mape najčešće pristupate ili koje poslužite kao odlične polazne točke za pronalaženje ostatka datoteka u strukturi mapa, a zatim stavite veze na one mape u vašem "Favorite" Linkovi "na lijevoj strani prozora Windows Explorera (jednostavno nazvane" Favorites "u sustavu Windows 7):

• Vaša mapa "Pristigla pošta" (ili ono što ste nazvali) - najviše važno!
• Baza vaše strukture podnošenja (npr. C: Dokumenti)
• Mapa koja sadrži prečace do često pristupačnih mapa na drugim računalima diljem mreže (prikazano iznad kao Mrežne mape)
• Mapu koja sadrži prečace do vaših trenutačnih projekata (osim ako ta mapa nije u mapi "Inbox")

Dobivanje mapa u ovo područje je vrlo jednostavno - samo pronađite mapu koju vas zanimaju i povucite tamo!

Savjet # 36, Prilagodite traku mjesta u okvirima File / Open i File / Save

Razmotrite snimku zaslona u nastavku:

Napomena: Ove File / Open i File / Save kutije su zamijenjene novim verzijama koje koriste Windows Vista / Windows 7 "Omiljeni linkovi", ali starije verzije (prikazane gore) još uvijek koriste iznenađujuće velik broj aplikacija.

Najjednostavniji način prilagodbe ovih ikona je korištenje Urednika pravila grupe, ali ne i svi imaju pristup ovom programu. Ako to učinite, otvorite je i idite na:

Korisničke konfiguracije> Administrativni predlošci> Dijelovi sustava Windows> Windows Explorer> Zajedničko dijalošavanje otvorenih datoteka

Ako nemate pristup uređivaču pravila grupe, morat ćete ući u Registar. Idite na:

HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Windows CurrentVersion Policies comdlg32 traka mjesta

Tada bi trebalo biti lako napraviti željene promjene. Odjavite se i ponovno se prijavite kako biste omogućili izmjene.

Savjet # 37. Koristite traku za brzo pokretanje kao aplikaciju i pokretač datoteka

Brzina za brzo pokretanje (desno od gumba Start) puno je korisnija od onih koji ga nude. Većina ljudi jednostavno ima pola tuceta ikona u njemu i koristi ga za pokretanje samo tih programa. Ali to se zapravo može koristiti za trenutačno pristupanje gotovo svemu u vašem sustavu podnošenja:

Savjet # 38, Stavite Prečac na Windows Explorer u svoju Quick Launch Bar

To je potrebno samo u sustavima Windows Vista i Windows XP. Microsoftovi prodavači konačno su postali mudri i dodali su ga na Windows 7 Superbar prema zadanim postavkama.

Windows Explorer - program koji se koristi za upravljanje datotekama i mapama - jedan je od najkorisnijih programa u sustavu Windows. Svatko tko se ozbiljno shvaća o organizaciji, mora odmah pristupiti ovom programu. Dobro mjesto za stvaranje prečaca za ovaj program nalazi se u traci "Brzo pokretanje" sustava Windows XP i Windows Vista:

Da biste je pronašli, pronađite ga u izborniku Start (obično u odjeljku "Dodatna oprema"), a zatim je desnom tipkom povucite prema dolje na traku za brzo pokretanje (i stvorite kopirati).

Savjet # 39, Prilagodite početnu mapu za ikonu vašeg Windows 7 Explorera

Ako ste na sustavu Windows 7, vaš Superbar sadrži ikonu Windows Explorera. Klikom na ikonu pokrenut će se Windows Explorer (naravno) i pokrenut će vas u mapi "Knjižnice". Knjižnice mogu biti dobro kao početna točka, ali ako ste sami stvorili mapu "Inbox", vjerojatno bi bilo više smisla započeti u ovoj mapi svaki put kad pokrenete Windows Explorer.

Da biste promijenili tu zadanu / početnu mapu, najprije desnom tipkom miša kliknite ikonu Explorer u Superbaru, a zatim desnom tipkom miša Nekretnine:

Zatim, u Cilj polje Svojstva Windows Explorera okvir koji se pojavi, upišite % Windir% explorer.exe slijedi put mape koju želite započeti. Na primjer:

% windir% explorer.exe C: Datoteke

Ako se ta mapa dogodila na radnoj površini (i zvala, recimo, "Inbox"), upotrijebite sljedeće pametno:

% windir% explorer.exe ljuska: radna površina Inbox

Zatim kliknite u redu i testirati ga.

Savjet # 40. Ummmmm ….

Ne, to je to. Ne mogu se sjetiti drugog. To su savjeti s kojima mogu doći. To sam stvorio samo zato što je 40 takav lijep okrugli broj …

Studija slučaja - organizirano računalo

Da biste dovršili članak, uključio sam nekoliko snimaka zaslona na mom (glavnom) računalu (prikazujući Vidik). Cilj je ovdje dvostruko:

1. Kako bismo vam pružili osjećaj kako izgleda kada se gore navedeni, ponekad apstraktni savjeti primjenjuju na računalo na stvarnom životu i
2. Da biste ponudili neke ideje o mapama i strukturi koju biste trebali ukrasti za korištenje na vlastitom računalu.

Počnimo s C: sam voziti. Vrlo minimalno. Sve moje datoteke nalaze se unutar njih C: Dokumenti, Ja ću ograničiti ostatak studije slučaja u ovu mapu:

• oznaka: Moje osobne datoteke
• VC: Moj posao (Virtualni kreacije, Australija)
• Drugi sadrži datoteke stvorene od strane prijatelja i obitelji
• Podaci sadrži datoteke iz ostatka svijeta (može se smatrati "javnim" datotekama, obično preuzete s interneta)
• postavke je opisano gore u vrhu # 34

Podaci mapa sadrži sljedeće podmape:

• zvučni: Radijske radio, audio knjige, podcaste itd
• Razvoj: Programeri i razvojni resursi, izvorni kod uzorka itd. (Vidi dolje)
• Humor: Vicevi, funnies (one e-poruke koje svi primamo)
• Filmovi: Preuzeti i kopirani filmovi (svi zakonski, naravno!), Skripte, DVD pokrivači itd.
• glazba, muzika: (Pogledaj ispod)
• postava: Instalacijske datoteke za softver (objašnjeno u cijelosti u vrsti # 33)
• sistem: (Pogledaj ispod)
• televizor: Preuzete TV emisije
• zapisi: Knjige, upute za uporabu, itd. (Vidi dolje)

glazba, muzika mapa sadrži sljedeće podmape:

• Albumi pokriva: JPEG skeniranje
• Gitarske kartice: Tekstne datoteke gitare
• arena: npr. "Top 1000 pjesama svih vremena"
• lirika: Tekstne datoteke
• MIDI: Elektronske glazbene datoteke
• MP3 (što predstavlja 99% glazba, muzika mapa): MP3, bilo kopiran s CD-a ili preuzet, sortiran po izvođaču / nazivu albuma
• Glazbeni video: Video zapisi
• Glazbeni list: obično PDF-ovi

Data spisi mapa sadrži sljedeće podmape:

Podaci Razvoj mapa sadrži sljedeće podmape:

Podaci System mapa sadrži sljedeće podmape:

oznaka mapa sadrži sljedeće podmape:

• Od drugih: Obično pisma koja su mi drugi pisali (prijatelji, obitelj, itd.)
• Za druge: Pisma i druge stvari koje sam stvorio za druge ljude
• Zelena knjiga: Ne tiče te se
• Popisi: M3U datoteke koje sam sastavio od mojih najdražih pjesama (plus jedan M3U datoteku za reprodukciju za svaki album koji posjedujem)
• Pisanje: Fikcija, filozofija i ostali momings of mine
• Označite Dokumente: Prečac do C: Users Marka
• postavke: Prečac do C: Dokumenti Postavke Marka

Drugi mapa sadrži sljedeće podmape:

VC (Virtualni kreacije, moje poslovanje - Razvijam web stranice) mapa sadrži sljedeće pod-mape:

Zaključak

Ovi su savjeti spasili moje zdravlje i pomogli su da me održavaju produktivni geek, ali što je s tobom? Koje savjete i trikove morate organizirati datoteke? Podijelite ih s nama u komentarima. Hajde, nemoj se sramiti …